نصائح لتخطيط اجتماع الأعمال الصغيرة

حتى أصغر اجتماعات العمل تتطلب تخطيطا سليما لضمان تلبية جميع الاحتياجات والأهداف لكل المعنيين. ولكي يكون هناك كفاءة، هناك ترتيب العمليات التي ينبغي اتباعها لمنع التفاصيل من الانزلاق من خلال الشقوق. المدرجة أدناه هي 8 خطوات أساسية لمتابعة التخطيط الخاص بك الاجتماع الصغير المقبل.

اختر الموضوع والموقع

تمثل هذه الخطوة المتغيرين اللذين يرغب جمهورك في معرفتهما قبل أي شيء آخر.

"أين ولماذا" الاجتماع سوف تؤثر على الفور من سيتم دعوتهم وما إذا كانوا سيحضرون أم لا.

المكان الذي تختاره يؤثر على الاجتماع العام ويؤثر على القرارات الأخرى التي يتعين عليك اتخاذها عند التخطيط للحدث.

تحديد المشاركين

جزء كبير من إدارة اجتماع مرآز ومنتج هو تجنب الانحرافات، وهذا يعني الحد من دعوات كبار صناع القرار. هناك ميل في ثقافة الشركات لتشمل جميع الأطراف ذات الصلة في الاتصالات، ولكن يمكنك تعزيز الإنتاج من خلال القضاء على الشركات الزميلة التي يمكن أن تبطئ التقدم مع المناقشات غير الهامة. بدلا من دعوة المشاركين غير المصوتين، تشجيع الحضور الرئيسيين على التحدث مع مرؤوسيهم قبل المجيء إلى الاجتماع.

عرض ثلاثة مواعيد وأوقات

كن حذرا حول كيفية الاستفسار عن توافر كل الحضور. فمن السهل لفتح "صندوق باندورا" من القضايا عندما يتعلق الأمر بجدولة تاريخ المنفعة المتبادلة لاجتماعكم.

طريقة واحدة لتجنب ذلك هي تقديم عدد قليل من التواريخ والأوقات، ثم اطلب من كل شخص الذي يعمل بشكل أفضل. إذا كنت محظوظا ثم واحدة من التواريخ سوف تتطابق للجميع. إن لم يكن، لا تخافوا أن نسأل القيم المتطرفة إذا كان يمكن ضبط التقويم الخاص بهم لاستيعاب الأغلبية.

إنشاء خط سير

من المهم أن يكون هناك جدول زمني للموضوعات التي سيتم مناقشتها جنبا إلى جنب مع من سيقود كل جزء من الاجتماع.

قد يحتاج المخططون إلى طلب المشورة من كبار المديرين التنفيذيين من أجل إنشاء خط سير بدقة. وبمجرد الانتهاء من المسودة الأولى، ينبغي تقديمها إلى المجموعة للموافقة عليها.

ناقش العرض التقديمي

هناك الكثير من الطرق المختلفة لتقديم الأفكار للمجموعة، ولكل متكلم المقرر سيكون لها تفضيلها. وظائف بويربوانت، والوصول إلى الإنترنت، ولوحات بيضاء ليست سوى بعض المكونات التي قد تحتاج إلى ترتيب ل. يجب أن تكون استباقيا في طلب هذه التفاصيل، ومتابعة لتأكيدها قبل أيام قليلة من الاجتماع.

تقديم الطعام في الجدول

المفتاح لطلب الطعام للاجتماعات الصغيرة هو الحفاظ على القائمة وظيفية. أنت لا تريد أن تتداخل المطاعم مع أي جانب من جوانب الأعمال في متناول اليد، لذلك تجنب وجبات رسمية بشكل مفرط إذا كان ذلك ممكنا.إذا طلب غداء اعتصام ثم حاول حجز غرفة مجاورة لتناول الطعام بحيث يمكن للمشاركين العودة إلى الاجتماع في أقرب وقت ممكن.

إرسال التفاصيل النهائية

قبل الحدث بسبعة أيام تقريبا، تريد إرسال نسخة نهائية من خط سير الرحلة وتفاصيل كل مشارك. يجب أن يتضمن ذلك كل ما تم طلبه لهذا اليوم. وتشمل أيضا الاتجاهات والمعلومات وقوف السيارات، أرقام الغرف والاتصالات في حالات الطوارئ.

إذا كنت تعمل مع المديرين التنفيذيين ثم نسخ مساعديهم الإداريين على البريد الإلكتروني أيضا.

يوم الاجتماع

كمخطط الاجتماع، فمن عملك للتأكد من أن يبدأ الحدث بنجاح. بطبيعة الحال، سوف تحتاج للوصول في الموقع في وقت مبكر لتفقد الغرفة والقاء مع المطاعم والمنسقين A / V. اعتمادا على الموقع، قد تحتاج أيضا إلى نشر لافتات بحيث يجد الجميع طريقهم إلى الغرفة.

وهناك لديك - ثماني خطوات بسيطة نسبيا لتخطيط اجتماع صغير ناجح.

تنفيذ كل خطوة من الواضح أن تأخذ الوقت والاجتهاد من جانبك، ولكن التواصل خططك للحضور هو نصف المعركة. والمزيد من الناس يعرفون ما يمكن توقعه من الاجتماع، وأكثر استعدادا سيكونون على النزول إلى الأعمال التجارية.