كيفية تحريك الميزانية العمومية في كويكبوكس

كويكبوكس هو برنامج محاسبي قوي يوفر تقارير قوية ورؤى حول الصحة المالية لكتب شركتك. بطبيعة الحال، وهذا يعتمد على فرضية كل شيء مهم أن البيانات يجب أن تكون مدخلا بدقة كاملة لضمان أن الحسابات تضيف ما يصل بشكل صحيح. أخطاء الإدخال، والأخطاء التقريب، ودفاتر الأستاذ غير مكتملة يمكن أن يسبب كل حسابات لتضيف بشكل غير صحيح، وبالتالي تقليل دقة البيانات قراء الخاص بك.

إذا لم يتم التوفيق بين كتبك، يجب أن تدرك أن إنتوت تتضمن مجموعة من الأدوات لمساعدة أصحاب الأعمال في العثور على مصدر خطأ محاسبي ومعالجته بفعالية. يمكن أن تساعد إصلاح هذه المشكلات فورا على ضمان دقة ودقة كتبك، كما يمكن الوثوق في تقاريرك.

1. تشغيل رصيد تجريبي

لكي تكون ميزانياتك دقيقة، يجب أن يكون إجمالي أصولك المبلغ عنها مساويا للمطلوبات الإجمالية بالإضافة إلى إجمالي حقوق الملكية. عندما لا تضيف هذه الحسابات إلى نفس القيمة بالضبط، فإنها تعتبر غير متوازنة لأغراض المحاسبة. يمكن للقراء تقديم ردود فعل فورية على ما إذا كانت حساباتك متوازنة عن طريق تشغيل الرصيد التجريبي، والذي يوفر لمحة سريعة عن صافي قيمة أي حسابات التي لديها إما رصيد إيجابي أو سلبي. ولأغراض تحقيق توازن تجريبي، يتم تجاهل أي حساب له رصيد صفر. يمكن أن يؤدي الإخراج من رصيد محاكمة كويكبوكس إلى تبسيط تحديد الحسابات التي قد تتضمن أخطاء بارزة.

بعد مراجعة هذه المعلومات، اكتب كل حساب تعتقد أنه قد يكون لديك مشكلة والمبلغ الذي يبدو أن هذا الحساب غير دقيق.

2. تصدير البيانات

باستخدام المعلومات من رصيدك التجريبي، حدد قائمة بالحسابات التي تعتقد أنها قد تحتاج إلى تنظيف. في الجزء العلوي من نافذة قراء، انقر فوق ملف -> الأدوات المساعدة -> تصدير -> قوائم ملفات إيف.

هذا يجب أن تظهر نافذة بعنوان "تصدير" وقائمة من خانات الاختيار. ضع علامة في مربع الاختيار الذي يحمل عنوان "مخطط الحسابات" أعلى القائمة. بمجرد تحديد هذا العنصر، انقر فوق "موافق" على الجانب الأيمن من النافذة. ثم يجب إنشاء قراء وتصدير ملف إيف التي يمكن فتحها في ميكروسوفت إكسيل. غالبا ما تكون فكرة جيدة إجراء نسخ احتياطي لهذا الملف عن طريق حفظه مرة أخرى ك زلس. سيؤدي تحويل ملف إيف إلى ملف زلس أيضا إلى منع المشكلات المحتملة مع التنسيق أو الوضع المحمي.

3. حدد الحساب المشكوك فيه

يمكن استخدام الملف الذي تم إنشاؤه في الخطوة السابقة لمراجعة دفتر الأستاذ لكل حساب قمت بتحديده في الخطوة الأولى. ابدأ بحذف الصفين الأولين في مجموعة البيانات لتسهيل إدارة المعلومات وفرزها. ألق نظرة على العمودين B و F، اللذين يحتويان على الاسم والمبلغ، على التوالي، لكل معاملة في كتبك.لجعل هذه البيانات أكثر فائدة، فرز العناصر في العمود F من منخفض إلى مرتفع. إما عن طريق التمرير من خلال قائمة فرز المعاملات أو ببساطة باستخدام وظيفة البحث إكسيل، في محاولة للعثور على القيم التي حددتها غير دقيقة في الخطوة الأولى. إذا وجدت واحدة من القيم، تأكد من التحقق من عملك عن طريق العودة إلى كويكبوكس وتشغيل كيكريبورت على الرسم البياني للحسابات.

4. استخدم أداة إعادة إنشاء البيانات

مع تحديد معاملاتك الإشكالية، يمكنك الآن الانتقال إلى إصلاح الميزانية العمومية التالفة لضمان دقة أكبر للتقارير المستقبلية. أبسط طريقة لإصلاح الميزانية العمومية في كثير من الحالات هو استخدام أداة إعادة بناء البيانات التي تأتي مع قراء. تم تصميم هذه الميزة للعثور تلقائيا وإصلاح المعاملات الخاطئة في حساب بمقارنة ذلك مع البيانات من الميزانية العمومية العامة. يمكنك تشغيل الأداة المساعدة إعادة إنشاء البيانات عن طريق النقر فوق ملف -> الأدوات المساعدة -> إعادة إنشاء البيانات. إذا كنت قد حددت مشكلة محددة، يمكنك أيضا يدويا إصلاح المعاملات الخاطئة من خلال الذهاب إلى دفتر الأستاذ قراء. ومع ذلك، تأكد من التحقق من عملك لمنع إدخال خطأ جديد قد يؤدي إلى تفاقم المشكلة الحالية.

5. منع المشاكل المستقبلية

في حين أن أداة إعادة بناء البيانات والمراجعة اليدوية يمكن عادة الكشف عن مصدر الكتب غير المتوازنة، وإيجاد المشكلة نفسها يمكن أن تكون عملية طويلة ومحبطة في حالات نادرة.

قد يحتاج أصحاب الأعمال الذين لديهم كتب مكثفة إلى النظر من خلال آلاف المعاملات للعثور على واحد أو أكثر من الإدخالات التي قد تكون خاطئة. ولذلك، من المهم وضع استراتيجيات لمنع الكتب من أن تصبح غير متوازنة مرة أخرى في المستقبل. يجب أن تبدأ من خلال مراجعة عملية إدخال دفتر الأستاذ الخاص بك لضمان أن تقوم أنت وزملائك بإضافة المعاملات إلى دفتر الأستاذ العام بالطريقة الصحيحة. على سبيل المثال، كثير من الناس الذين ليسوا محاسبين غالبا ما يخلط بين الديون والائتمانات. النظر في الاستثمار في التدريب أو العمل مع كاتب الحسابات المهنية إذا وجدت نفسك إضاعة ساعات قيمة التوفيق بين الحسابات على أساس روتيني.