كيفية كتابة رسالة تحقيق إلى مؤسسة

ما هو اقتراح رسالة ولماذا المؤسسات مثل ذلك؟

تفضل معظم المؤسسات اليوم أن ترسل رسالة اقتراح (ويعرف أيضا باسم خطاب الاستفسار - خطاب التفاهم) بدلا من اقتراح منحة كاملة، خاصة عندما تقترب مؤسستك غير الربحية أولا من التمويل.

رسالة التحقيق هي قليلا مثل الاختبار لجزء في مسرحية. لماذا تنفق كل من وقتك وممول إذا تبين أنك ليست مجرد صالح؟

حتى عندما كنت قد قمت بعمل ممتاز في البحث عن الأسس التي يجب أن تقترب من التمويل، فإنه من الصعب التأكد من أن مؤسستك وهذا الأساس هو مناسبا. رسالة الاقتراح يمكن أن يكون اختبارا آخر لما إذا كنت والممول هي مباراة جيدة.

من وجهة نظر المؤسسة، من الأسرع فقط أن نجعل ذلك أول قطع لأفكار التمويل الممكنة برسالة من صفحتين إلى ثلاث صفحات بدلا من مجموعة مقترحات كاملة. بمجرد أن تقرر المؤسسة أن مشروعك قد يكون مناسبا لأهدافه وأولويات التمويل، قد يطلب منك إرسال اقتراح كامل.

قد تكون رسالة التحقيق أسهل بكثير بالنسبة للربح أيضا. ولكن، كما هو الحال بالنسبة للاختبار، يجب أن لا تأخذ لوا لمنح أو مجرد اندفاعة شيء قبالة بسرعة. قد يكون لوا فرصة أفضل لجعل الانطباع الأول جيد.

ما الذي يجب تضمينه في خطاب عمل؟

رسالة الاقتراح مشابهة جدا لمقترح ما عدا أنها قصيرة … اقتراح صغير.

رسائل الاقتراح أو خطابات الترابط ليست سوى واحدة من عدة أنواع من المقترحات التي يستخدمها كاتب المنحة.

قد ترسم عناصر خطاب العمل من مقترح منحة قمت بكتابته بالفعل، حتى لو كان قد تم تمويله جزئيا بالفعل. أو يمكنك استخدام المعلومات التي تكون في طور تجميعها من أجل اقتراح محتمل.

إرسال رسالة نصية قبل إكمال الاقتراح هو طريقة للحصول على تعليقات قيمة يمكنك استخدامها لمراجعة أفكار الاقتراح الخاص بك.

عناصر رسالة نموذجية للتحقيق

• مقدمة

  يجب أن تكون المقدمة ملخص تنفيذي قصير. وهو يتضمن اسم مؤسستك، ومبلغ المال المطلوب، ووصف للمشروع. ستحتاج إلى توضيح كيفية توافق المشروع مع إرشادات الممول ومصالح التمويل.

• الوصف التنظيمي

  كن موجزا وركز على قدرة مؤسستك على تلبية الحاجة التي ذكرتها. قدم لمحة مختصرة عن مؤسستك غير الربحية وقدم لمحة عامة عن برامجك. تأكد من الاتصال مباشرة بما تقوم به حاليا وما تريد إنجازه مع التمويل المطلوب.

• بيان الحاجة

  اشرح الحاجة التي يمكن تلبيتها من قبل المشروع. وصف السكان المستهدفين والمنطقة الجغرافية.تقديم بعض الحقائق الإحصائية الهامة والعديد من الأمثلة.

• المنهجية

  كيف سيتم حل الحاجة؟ وصف المشروع بإيجاز وتشمل الأنشطة الرئيسية وأسماء وعناوين موظفي المشروع الرئيسيين وأهداف مشروعك.

• مصادر تمويل أخرى

  إذا كنت تقترب من وكالات أخرى أو منظمات غير ربحية لدعم هذا المشروع، فذكرها في فقرة موجزة. قم بتضمين أي تمويل حصلت عليه بالفعل وشرح كيف تتوقع دعم المشروع بعد فترة البدء.

• ملخص

  قم بإعادة صياغة نية المشروع الخاص بك، وقم بدعوة أسئلة إضافية وشكر الممول على وقته ونظره. قم بتضمين أي مرفقات مطلوبة في إرشادات الممول.

قد تكون هناك حاجة أو قد لا تكون هناك حاجة إلى ميزانية لرسالة التحقيق الخاصة بك. تحقق من إرشادات الممول. بعض المبادئ التوجيهية دقيقة، ومن المهم أن تتبعها بالضبط.

ولكن، أيضا، ميمي كارلسون، مؤلف المنح الرابحة: خطوة خطوة ، يقترح عليك مراجعة لوا الخاص بك مع هذه الأسئلة في الاعتبار:

1. هل أنا أذكر اسم المشروع و مبلغ المال الذي أسعى إليه في الفقرة الأولى؟
2. هل تفصل فقرتي الثانية بشكل كاف عن المشروع وأية مشروعات ذات صلة؟
3. هل أدرجت بيان مهمتنا؟
4. هل وضعت الحاجة للمشروع؟
5. هل كنت أوضح النتائج التي سيحققها المشروع؟
6. هل تنفيذ المشروع واضح؟
7. هل جعلت حالة جيدة بين هذا المشروع وأولويات المؤسسة؟
8. هل أدرجت معلومات عن أي تمويل تم الالتزام به بالفعل؟
9. هل أدرجت تفاصيل الاتصال لشخص معين يمكنه الإجابة على الأسئلة؟

راجع عناصر اقتراح كامل قبل محاولة خطاب التحقيق. يمكنك الاطلاع على عينات إضافية من رسائل التحقيق في كتاب مركز فونداتيون الممتاز، دليل مركز المؤسسة للمقترحات الرابحة .

عينة لوا

جون هنتر
موظف برنامج
مؤسسة مجتمع أين
625 شارع سميث
أي مدينة، شن 28905

عزيزي السيد هنتر:

لقراءة هذه الرسالة من التحقيق في أي مكان مؤسسة المجتمع الخاص بك. نأمل أن نحدد اهتمامك بالحصول على اقتراح كامل لبرنامجنا التجريبي لتوعية النساء في أي مركز من المراكز العليا في أي مدينة. نحن نطلب منكم النظر في منحة قدرها 35000 دولار أمريكي.

هذا المشروع هو أول اتصال لنا للنساء الأكبر سنا في منازلهن. نحن نجد المزيد والمزيد من النساء كبار البقاء في منازلهم عندما لا يستطيعون الخروج لزيارة مرافق مثل مركز كبار لدينا.

ونحن نخطط لتوفير فرص التنشئة الاجتماعية والمعلومات الصحية والعافية، والخدمات الاجتماعية عند الحاجة للنساء المعزولات عن المجتمع.

لدينا برنامج تجريبي يناسب تماما في مجالات اهتمام المؤسسة الخاصة بك: الخدمات الصحية لكبار السن. وزيادة التواصل مع المسنين الذين يربطهم المنزل؛ ومساعدة مقدمي خدمات كبار السن على تحقيق قدر أكبر من الوصول داخل المجتمع.

يعتبر أي مركز رئيسي في المدينة، الذي تأسس في عام 1985، أكبر مركز كبير في مقاطعتنا، حيث يخدم أكثر من 400 من كبار السن كل يوم في مرفقنا الذي أعيد تشكيله مؤخرا.

مهمتنا هي مساعدة كبار السن على تحسين والحفاظ على حياة صحية ومستقلة من خلال تحسين نوعية حياتهم.

لدينا معدل رضا بين شيوخ نخدمه هو عالية جدا 95 في المئة، وفقا لآخر مسح لدينا. نحن نقدم غداء مغذية، والفرص الاجتماعية، وفرص ممارسة الرياضة البدنية، والأحداث التعليمية على مدار العام.

من المتوقع أن يزداد عدد السكان الكبار في مقاطعتنا بنسبة 30 في المائة خلال العقدين القادمين. وكثير من هؤلاء كبار السن يعيشون في مستويات دخل الفقر أو يقلون عنها ويواجهون صعوبات جسدية إلى حد ما.

يمكننا نقل بعض هؤلاء كبار السن إلى مركز المجتمع لدينا مع أسطولنا الحالي من خمس عربات التي تخدم حاليا 25-35 عميلا كل يوم.

ومع ذلك، فإن توسيع نظام النقل مكلف ولن يسمح لنا بالتوسع بما فيه الكفاية لخدمة العدد المتزايد من كبار السن في المنزل، وبعضهم لا يستطيع مغادرة منازلهم على الإطلاق.

وبناء على ذلك، نقترح البرنامج التجريبي للتوعية النسائية في أي مركز من المراكز العليا في المدينة لاختبار جدوى تقديم الخدمات للأفراد في منازلهم.

ونحن نعتقد أنه باستخدام المتطوعين، تحت إشراف أحد الموظفين الفنيين (الأخصائي الاجتماعي)، أن نتمكن من توسيع آفاق عدد كبير من كبار النساء في المنزل.

لقد قللنا الطيار لدينا للنساء بسبب رجحان النساء من كبار السن في مجتمعنا. إذا أثبت الطيار نجاحا، فإننا بالطبع، نريد توسيع برامجنا لتشمل الرجال والأزواج في الداخل.

وتشمل أهداف برنامجنا التجريبي لسنة واحدة ما يلي:

1) إنشاء زيارات مرة واحدة أسبوعيا ل 50 امرأة في المنزل؛

2) تجنيد 100 متطوع للقيام بهذه الزيارات على أساس دوري (العديد من المتطوعين يمكن تجنيدهم من شيوخنا الحاليين الذين يزورون منشأتنا). و

3) تحسين مستويات الصحة والنشاط لهؤلاء كبار السن التي تمت زيارتها كما تم قياسها من خلال العديد من أدوات المسح المتاحة، وتستخدم في فترات محددة مسبقا على مدار السنة.

وتشمل بعض الأنشطة التي نخطط لتضمينها في زياراتنا المنزلية ما يلي:

• دروس الطبخ التي تحتوي على طعام سهل التحضير ومغذية؛
• تدريس إجراءات ممارسة بسيطة مناسبة للحالة المادية لكل شيخ.
• إدخال التنشئة الاجتماعية من خلال اللعب من المجلس وألعاب بطاقة.
• اختبارات بسيطة من القدرات العقلية،
• والأساليب القياسية لمكافحة الشعور بالوحدة والاكتئاب، وفقدان الذاكرة، وعدم التحفيز الذهني.

التكلفة الإجمالية لبرنامجنا التجريبي لسنة واحدة هي 70،000 دولار أمريكي. وقد تم بالفعل الالتزام بنصف ذلك من حكومة المقاطعة والممولين الآخرين.

استثمارك البالغ 35 ألف دولار سيكمل التمويل الذي نحتاج إليه لتنفيذ المشروع التجريبي بالكامل. مجلس إدارتنا متحمس للمشروع، ولدينا بالفعل العديد من المتطوعين الذين أعربوا عن اهتمامهم.

ونحن نتطلع إلى شراكة مع مؤسستك على هذا المشروع المثير.

إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في الحصول على اقتراح كامل، لا تتردد في الاتصال بي في 490-982-1157 (أو عن طريق البريد الإلكتروني في جليكيلي @ سركنتر. أورغ).

ونحن نقدر بصدق النظر في طلبنا ونتطلع إلى الاستماع منك قريبا.

مع خالص الشكر،

جانيت B. فيلغود
المدير التنفيذي
أي مركز مدينة كبار

P. S. أرفق طيه أحدث تقرير سنوي وكتالوج للأنشطة المقدمة في مركز كبار السن.

(استنادا إلى نماذج من الرسائل، بإذن، من المنح الرابحة: خطوة خطوة ، ميم كارلسون وتوري أونيل-ماكلراث (جوسي باس 2013)