المنظمات غير الربحية استبدال الموظفين مع المتطوعين

من المغري جدا في الأوقات العصيبة خفض المواقف المدفوعة للموظفين وتحويل تلك المناصب إلى موظفين متطوعين. ولكن هل هذا صحيح؟ هل يعمل؟ ما هي المزالق أو الفوائد؟ <يجب أن يكون استخدام المتطوعين لأداء المهام أو الوظائف التي يمكن أن يقوم بها الموظفون المدفوعون (غالبا ما يطلق عليهم استبدال الوظيفة) جزءا من استراتيجية شاملة لخفض التكاليف خلال الأوقات الصعبة. في ما يلي بعض النصائح للقيام بذلك على النحو الصحيح:

لا تضع أي شخص قبالة بهدف استبدال المتطوعين للموظفين المدفوعة. ومن شأن هذا الإجراء أن يتسبب في تخوف موظفين آخرين مدفوعة الأجر من مواقفهم والاستياء ومقاومة العمل مع المتطوعين خوفا من أن يؤدوا وظائفهم. ومع ذلك، عندما يكون هناك استنزاف طبيعي أو إعادة تنظيم عامة، استخدم هذه الفرصة لإعادة التفكير في كيفية إنشاء مؤسستك، وكيف يمكن إعادة تشكيل الوظائف بحيث يمكن القيام ببعض الواجبات من قبل المتطوعين.

على سبيل المثال، كنت قد روجت للتو موظف الاستقبال الخاص بك إلى وظيفة مساعد إداري تعمل مع مدير التطوير. هذا يترك وظيفة الاستقبال مفتوحة. هل يمكن ملء هذا المنصب من قبل المتطوعين؟ وتقوم إحدى المنظمات التي قمت بزيارتها مؤخرا بتقييد الساعات المفتوحة للجمهور إلى خمسة ساعات في اليوم (10 أ م - 3 م) وتستخدم المتطوعين في مكتب الاستقبال. هناك متطوع مختلف كل يوم. هذا المتطوع يجيب على الهاتف، يحيي الزوار، ويؤدي مجموعة متنوعة من واجبات كتابية محددة جيدا وموثقة.

في نهاية اليوم، يستخدم المتطوع نموذجا لتلخيص الأشياء الهامة التي حدثت في ذلك اليوم وأي مشاكل قد تحتاج إلى حل من قبل المتطوعين في اليوم التالي.

هذه المنظمة لديها معظم البق عملت بها، والمتطوعين سعداء ومخلصين. ويوجد الآن عدد كاف من المتطوعين المدربين ليكونوا متطوعين إضافيين في المكتب الذين يرعون مهام مكتبية أخرى، مما يساعد المنظمة أكثر من ذلك.

لا تستخدم فقط المتطوعين في المهام الأكثر روتينية

العديد من المتطوعين سعداء للقيام بأعمال كتابية أو الحصول على البريد من الباب أو تشغيل المهمات، ولكن كلما كان هناك مهمة أن الموظفين الخاص بك ترغب حقا أن تفعل ولكن ليس هناك وقت، والتفكير في استخدام المتطوعين. يمكن للمتطوع أن يكون منسقا للمتطوعين، ويساعد في كتابة المنح أو موارد المنح البحثية، ويكون مسؤولا عن نشرة إخبارية، وتدريب المتطوعين الآخرين أو حتى الموظفين، والتخطيط وتنفيذ المناسبات الخاصة، أو مجموعة من الأشياء الأخرى. التفكير بشكل خلاق والبحث عن المتطوعين الذين لديهم مواهب خاصة أو خبرة.

النظر في العثور على المتطوعين "المهرة" واستخدامهم

المتطوعون المهرة هم عادة متخصصون في المجالات التي لا تهدف إلى الربح، مثل التمويل أو الموارد البشرية أو التسويق.وكثيرا ما يكون الموظفون في شركات، وهي جزء من برنامج المسؤولية الاجتماعية للشركات. يتم منحهم الوقت من قبل شركاتهم لقضاء بعض الوقت في العمل مع المنظمات غير الربحية. خلال هذا الركود، وهناك أيضا المتطوعين المهرة بين الوظائف التي قد تكون مهتمة جدا في الحفاظ على مهاراتهم حادة وإضافة إلى سيرهم الذاتية.

لا يمكن للمتطوعين المهرة أن يحلوا محل الموظفين، ولكنهم يمكن أن يحلوا محل الاستعانة بمصادر خارجية مكلفة وخبراء استشاريين خارجيين.

يمكن أن تساعدك على إعادة تنظيم وإجراء مراجعة تنظيمية، وتطوير تلك البيانات اللازمة لمساعدة المجلس على اتخاذ القرارات التنظيمية، وإيجاد سبل لتوفير المال على الخدمات الأساسية أو مساعدة الموظفين التركيز على ما هو الأكثر أهمية في وظائفهم.

وقد أظهرت الأبحاث أن المنظمات غير الربحية لا تستخدم المتطوعين المهرة (وتسمى أيضا العمل المجاني) بقدر ما ينبغي. اسأل أسئلتك المؤسسية المحلية إذا كان لديهم برنامج متطوع من ذوي المهارات، أو التقدم بطلب للحصول على منحة مجانية من خلال مؤسسة تابروت.

لدى مؤسسة الخدمة الوطنية والمجتمعية مجموعة أدوات لمساعدة المنظمات غير الربحية على الاستعداد لاستخدام المتطوعين على أساس المهارات. يمكنك أيضا نشر فتحات للمتطوعين مع المهارات المهنية في كاتشافير، خدمة مطابقة عبر الإنترنت.

لا أحمل نظاما في مكتبك

لقد رأيت مكاتب حيث ذهب المديرون مدفوعة الأجر لتناول طعام الغداء يوميا، وعادة معا، في حين أن الموظفين الكتابية والمتطوعين أكلوا السندويشات سلطة البيض في غرفة استراحة، وفي الوقت نفسه عقد أسفل القلعة حتى عاد المديرون.

ما هي الطريقة التي تجعل الموظفين والمتطوعين الكتابية يشعرون المواطنين من الدرجة الثانية. البحث عن طرق لتكون شاملة وجعل الجميع يشعرون أنها حيوية لشيء مهم جدا.

قانون بسرعة عندما المتطوعين إظهار الفائدة

المتطوعين لديهم الكثير من الفرص في العديد من المنظمات. العمل بسرعة عندما تظهر مصلحة في يدكم، أو أنها سوف تذهب إلى مكان آخر. ومن الشائع أن يتلقى المتطوعون المحتملون فحصا ضعيفا من قبل المنظمات غير الربحية. إما أن يكون مدير المتطوع صمعا لما يقوله المتطوع عن مقدار الوقت المتاح له (الشعور بالإرهاق هو سبب متكرر لرحلات المتطوعين على أنه شعور غير مستغل). أو المتطوع يتلقى مقابلة سطحية لا تكشف عن القدرات والخبرات التي يمكن أن تكون أدلة في تسوية المتطوع إلى وضع مجزية.

احتفظ بعقل مفتوح حول ما هي أنواع الوظائف المتطوعين قد يملأ

نعم، قد يكون لديك قائمة بالأدوار الأساسية التي كنت تسوقها دائما، ولكن عندما تكشف المقابلة عن إمكانيات أخرى، لا تكون ملزمة السابقة والقواعد. لا تتردد في خلق وظيفة المتطوع الذي يناسب هذا الشخص معين، مواهبه، والمصالح. قد تكون قادرا على إعفاء الموظف المدفوع من بعض المهام وتحويله إلى متطوع. وهذا ينبغي أن يسمح للموظفين مدفوعة الأجر الوقت لقضاء بعض الوقت على الواجبات الملحة الأخرى. غير أنه لا ينبغي أبدا أن يعرض الشخص المدفوع الأجر إلى فقدان وظيفي محتمل.

وخلاصة القول هو أنه ليس من مصلحة أحد لخفض التكاليف عن طريق عمدا قطع الموظفين واستبدالهم مع المتطوعين، ولكن قد يكون هناك طرق مبتكرة لتمكين المتطوعين لملء بعض الأدوار إذا كنت تفعل ذلك بحكمة.