تخطيط مشروع باستخدام الأدوات الأساسية لإدارة المشاريع

عالم العمل لدينا هو على نحو متزايد عالم المشاريع. المشاريع هي كيف نطور منتجات جديدة، وننفذ مبادرات استراتيجية، ونفعل كل ما هو جديد في المنظمة.

من حيث التعريف، المشاريع هي مبادرات مؤقتة وفريدة من نوعها ، على النقيض من أنشطة العمليات العادية. وبينما تعتمد العديد من الشركات على مدراء مشاريع مدربين ومعتمدين لقيادة مبادراتهم، فإن مهارات المشاريع مطلوبة بشكل متزايد لجميع المهنيين.

تقدم هذه المقالة مقدمة لتخطيط مشروع لأي محترف مهتم في تبني الممارسات التي تعمل بشكل جيد لمديري المشاريع المهنية.

خذ الوقت لتحديد مشروعك وتخطيطه حقا:

يدرك مدراء المشاريع أن جزءا كبيرا من إجمالي مدة المشروع ينفق في التخطيط. كثير منا يميل إلى التسرع في بدء العمل، الذي في عالم المشاريع يشبه تخطي قراءة التعليمات على قطعة الأثاث الجديدة التي اشتريتها من أحد هؤلاء "تجميعها بنفسك" تجار التجزئة. وهناك احتمالات، فإن الاندفاع للقيام بهذا العمل دون قراءة التعليمات خلق بعض المشاكل الخطيرة في مرحلة ما في مسعيكم.

بدلا من التسرع مباشرة في العمل، من المهم أن نذكر بعض القضايا الحرجة:

1. ما هي بالضبط خلق لكم؟ أن تكون محددة قدر الإمكان.
2. متى يجب أن تكتمل؟
3. ما هي الموارد (الناس والمعدات والميزانية) التي يمكنك الوصول إليها، لإكمال المشروع؟

البنود الثلاثة المذكورة أعلاه هي المكونات الأساسية لبيان نطاق. يعمل كل مدير مشروع لتوضيح النطاق قبل بدء العمل.

-

تحديد نطاق الشركة عطلة حزب المبادرة:

نموذج بيان نطاق لحزب عطلة الشركة قد تقرأ على النحو التالي: هدفنا هو تخطيط وتقديم حفل عطلة الشركة ل 100 موظف وأخرى هامة قبل نهاية ديسمبر بتكلفة لا تتجاوز 10.000 دولار أمريكي. وسيتألف تخطيطنا وتنسيقنا من اللجنة الأعضاء الأربعة التي يراقبها الرئيس التنفيذي. وسيتضمن الحزب بار مفتوح، ووجبة مطلية، وحلوى، وترفيه.

مجرد أخذ الوقت اللازم لصياغة هذا البيان البسيط ولكن المهم يقدم توجيهات قوية للفريق المشارك في المشروع. الجميع يفهم طبيعة المشروع، والإطار الزمني، والموارد والميزانية.

كسر النطاق إلى كتل العمل المنفصلة:

يقوم مديرو المشاريع بإنشاء شيء يسمى هيكل تقسيم العمل لوصفه بشكل واضح وقابل للتنفيذ، وجميع أعمال المشروع التي يجب أن يستكملها شخص ما في وقت معين الإطار. في وضعك، قد يتضمن انهيار العمل:

• تحديد الموقع.
• تأكد من توفر الغرفة وقفلها مع وديعة.
• حدد خيارات الطعام.
• تأكد من الشريط وما يتضمنه الشريط.
• حدد خيارات الحلوى.
• إنشاء وتوزيع الدعوات مع الخيارات الغذائية.
• وضع اللمسات الأخيرة على خيارات الطعام استنادا إلى الدعوات التي تم إرجاعها.
• قرر نوع الترفيه.
• راجع خيارات الترفيه وحدد.
• تأكيد غرفة الطعام انشاء المتابعة.
• شراء الجدول الهدايا للضيوف.
• تنسيق وتقديم الحدث.

سيقوم مديرو المشاريع بتطوير هذا العمل التفصيلي للمشروع دون النظر في الموارد أو التوقيت، ولكن أكثر في شكل العصف الذهني. حالما يتم تحديد جميع الأعمال اللازمة لتحقيق نطاق المشروع، فقد حان الوقت لوضعه في النظام، تعيين المسؤوليات وطلب تقديرات الوقت والتكلفة من أعضاء فريقك.

إنشاء خطة المشروع من انهيار العمل:

بعد الانتهاء من تقسيم العمل البسيط المحدد في الصفحة السابقة، يجب عليك الآن:

التأكد من أن جميع العناصر الرئيسية لتحقيق نطاق المشروع تم تحديدها.

• تأكد من الذي سيتعامل مع عناصر العمل ويخلق مصفوفة المسؤولية التي تحدد مهام العمل الرئيسية من قبل الطرف المسؤول.
• اطلب من كل عضو من أعضاء الفريق مراجعة مهامه، وتحديد تقديرات الوقت والتكلفة، وملاحظة المواعيد النهائية، وتلخيص الاحتياجات من الموارد والتأكد من أنها قد قيمت بدقة العمل الذي يجب مساءلته.
• وبمجرد الانتهاء من الخطوات المذكورة أعلاه، يجب على فريق المشروع العمل معا لتسلسل الأحداث في الترتيب الصحيح، مشيرا إلى أي تعارض للموارد أو تحديات جدولة محتملة. ملاحظة: سيقوم مدير المشروع بإكمال هذه الخطوة من خلال تطوير مخطط شبكة، حساب المسار الحرج ثم جدولة الموارد، في كثير من الأحيان مع مساعدة من برامج الكمبيوتر.

بالنسبة لمشروعك الأصغر باستخدام الأساليب غير الرسمية، قد يكون من الضروري اتباع أسلوب بسيط لنوع الملاحظة بعد وضع العناصر بالتسلسل. هذه العملية سوف تسمح لك لتطوير صورة كاملة من الخطوات المعنية والمواعيد النهائية للتخطيط وتقديم حفل عطلة كبيرة!

اسمحوا بدء العمل:

الآن بعد أن كنت قد اتخذت الوقت المناسب لنطاق المشروع، وتحديد المهام الرئيسية، تسلسل المهام وتقييم الوقت والموارد الموارد، كنت على استعداد لوضع الفريق للعمل على مسؤوليات محددة. دورك كمدير المشروع غير الرسمي هو مراقبة العمل، ودعم أعضاء الفريق والمساعدة في تحديد وحل التحديات عند حدوثها. ويجتمع مدير مشروع جيد بانتظام مع أعضاء الفريق لتقييم التقدم المحرز وتحديد المخاطر الناشئة والتنبؤ بها.

الخط السفلي:

نفس النهج المبينة أعلاه يمكن تطبيقها على أي حالة المشروع في القسم الخاص بك أو وحدة الأعمال. تطوير نطاق واضح، وتحديد العمل، وتعيين الموارد، ووضع التقديرات وجدول زمني، ومن ثم رصد ومراقبة العمل. وسيتم الاعتراف الممارسات الخاصة بك وتقدير من قبل مديري المشاريع المهنية في مكان عملك، وسوف تكون نتائجك أفضل بكثير من مجرد القفز إلى العمل دون التفكير من خلال.أفضل النجاح مع مبادرتكم القادمة!

-

تم التحديث بواسطة فن تافه