ما تحتاج إلى معرفته حول الاجتماعات السابقة

من المتوقع أن يعقد مخططو الاجتماعات والفعاليات اجتماعا "مسبقا" مع مدير خدمات المؤتمرات في الفنادق ومرافق المؤتمرات ومراكز المؤتمرات وأماكن أخرى قبل انعقاد المؤتمر المقرر.

انها أساسا المؤتمر قبل المؤتمر.

بالنسبة لأولئك الذين قد لا يخططون لاجتماعات متكررة، قد يبدو اجتماع ما قبل الاجتماع غير مريح أو محرج في البداية لأنه قد يتضمن مصطلحات أو لغة جديدة، مثل "استئناف الحدث" أو "أمر الحدث الولائم".

< ! --1 ->

ما الذي يتوقعه المخططون من الحدث؟

ما قبل المخروط هو الاجتماع الذي يعقد مع البائعين الحدث والموردين حيث من المقرر أن الحدث أو البرنامج أن يحدث. يتم عقدها عادة قبل يوم أو يومين من الحدث الفعلي ويختلف عن المشي من خلال ذلك يحدث في يوم الحدث.

قد يربط بعض الناس اجتماعات ما قبل الاجتماع بالتخطيط للمؤتمرات الكبيرة والمؤتمرات والمؤتمرات وبرامج الحوافز. ومع ذلك، فمن الشائع أيضا عقد اجتماع سابق للندوات والمناسبات الخاصة الأخرى.

ما يمكن توقعه خلال اجتماع ما قبل الاجتماع

يتيح الاجتماع السابق لمخطط الحدث فرصة لمراجعة جميع الخدمات اللوجستية النهائية لبرنامج معين مع فريق إدارة الموردين الذين يشاركون في البرنامج.

عادة، يتم تنسيق اجتماع ما قبل التوقيف والمقرر من قبل مدير خدمات المؤتمرات في المكان. وسيدعو المديرين من مختلف المجالات المشاركة في هذا الحدث إلى استعراض الخدمات اللوجستية لدورهم الخاص في الحدث.

هذا هو وقت ممتاز للاجتماع أو مخطط الحدث لإقامة علاقة مع الجميع المعنيين.

خلال فترة ما قبل المخروط، فمن المناسب لمخطط الحدث لتسليط الضوء على بعض من الأهداف الرئيسية لهذا الحدث، بما في ذلك معلومات هامة عن المنظمة استضافة الحدث، الرسائل الرئيسية التي يتم نقلها في هذا الحدث، وكبار الشخصيات الهامة.

ما قبل كون هو الوقت المناسب لاستئناف سير الحدث

ومن المعروف أيضا استئناف الحدث كما مواصفات الحدث. وهو يتضمن جميع المعلومات ذات الصلة عن برنامج أو حدث، بما في ذلك تفاصيل عن البرنامج نفسه. قد تشمل هذه العناصر بعض أو كل ما يلي: التواريخ والأوقات، والاتصالات، وملامح الحضور، والاتصالات في حالات الطوارئ، والأغذية والمشروبات والنقل والمعلومات الشحن والفواتير والصوت / البصرية، وغيرها من الاحتياجات الخاصة.

سيراجع كل مدير إدارة فهمه للحدث، بما في ذلك التفاصيل ذات الصلة وإجراءات التشغيل النموذجية. وسوف يستعرضون أيضا فهمهم لعقد الحدث والمعلومات التي سبق تقاسمها على أوامر الحدث الولائم.

يجب أن يتذكر مخططو الاجتماعات والاجتماعات طرح أسئلة تفصيلية تتعلق بمواصفات الحدث خلال هذا الوقت، مثل مستويات التوظيف وأسماء جهات الاتصال الرئيسية خلال الحدث الفعلي من جميع المناطق الممثلة.ويمكن أن تشمل العناصر الرئيسية للمناقشة السابقة ما يلي:

• متطلبات الأغذية والمشروبات
• متطلبات قائمة غرف النزلاء (إذا كان ذلك مناسبا)
• متطلبات المعارض والمؤتمرات التجارية
• غرفة الاجتماعات ومساحة المعرض التجاري
• المتطلبات الفنية، مثل الكهرباء والاتصالات السلكية واللاسلكية
• تفاصيل حول وضع اللافتات

هذا هو الوقت المثالي لإجراء أي تغييرات في اللحظة الأخيرة. على الرغم من أنها قد لا ترغب في ذلك دائما، فإن معظم البائعين والموردين يتوقعون تغييرات معقولة (وغير معقولة). وبطبيعة الحال، إذا كان من المقرر أن يسبق كون خلال فترة الإعداد هو في التقدم، والنظر في إجراء فحص غرفة في وقت مبكر للتأكد من كل شيء يعمل بسلاسة.