السجلات يجب على الملاك الاحتفاظ بالضرائب

واحدة من الفوائد العظيمة من كونه المالك هي الخصومات الضريبية التي يمكنك الاستفادة منها. غير أن هذه الخصومات يمكن أن تكون معقدة، لذلك من المهم أن تحتفظ بسجلات مفصلة لجميع الوثائق الهامة والدخل والنفقات على مدار السنة. يمكن تنظيم وحفظ الوثائق المناسبة تساعدك على تحقيق أقصى قدر من الخصومات الخاصة بك والحد من التوتر.

4 أسباب للاحتفاظ بسجلات

1. وسوف تجعل من الاسهل بكثير لتقديم الضرائب الخاصة بك.
2. وجود كل شيء مسجل سيساعد على إبقاء لكم من المفقودين على أي خصومات، مما سيوفر لك المال.
3. وسوف تساعدك على التأكد من تقديم المطالبات دقيقة. بدلا من التخمين، "أعتقد أنني دفعت هذا المقاول $ 1، 000"، عن طريق سحب بسرعة جدول بيانات، وسوف تعرف أنك دفعت له 850 $ في 17 يوليو.
4. في حال كنت مدققة أو مصلحة الضرائب لديها أي أسئلة حول البنود على الإقرار الضريبي الخاص بك، سيكون لديك دليل لإجراء نسخ احتياطي المطالبة الخاصة بك. إذا لم يكن لديك هذه الوثائق، وسوف تجد نفسك قضاء الوقت والمال في محاولة للعثور على دليل. والأسوأ من ذلك، إذا لم تكن قادرا على التوصل إلى إيصال، لن يتم تكريم مطالبتك وربما تضطر لدفع ضرائب وعقوبات إضافية.

ما هي السجلات التي يجب علي تتبعها؟

الجواب القصير هو يجب أن تتبع كل شيء! ومن المعروف أن مصلحة الضرائب لمراجعة الأعمال الصغيرة، وخاصة تلك التي تظهر خسارة في سنوات متتالية. بالإضافة إلى ذلك، العديد من وكلاء مصلحة الضرائب لا يفهمون الفروق الضريبية التي تنطبق على المستثمرين العقاريين، مما يجعلهم أكثر عرضة للتشكيك في الإيداع الخاص بك.

سوف تحتاج إلى إثبات ما إذا كانت مصلحة الضرائب تسأل أي من البنود الخاصة بك أو، حتى في سياق العمل اليومي، إذا كان شخص ما يحاول التشكيك في الدفع.

نوعين من السجلات التي ستحتاج إلى الاحتفاظ بها هي سجلات دائمة وسجلات قصيرة الأجل.

1. السجلات الدائمة

هذه هي الوثائق التي تريد الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى.

ما هي بعض الأمثلة على السجلات الدائمة؟

هذه هي الوثائق التي ستكون ذات صلة وقيمة لك ما هو أبعد من السنة الضريبية الحالية، مثل:

• جميع عقود الإيجار المستأجر.
• أي نوع من الوثائق القانونية - الغرامات، تقارير التفتيش، المثول أمام المحكمة.
• أي نوع من التصاريح كنت قد اتخذت على الممتلكات.
• أي شيء كنت ستنخفض- مثل الممتلكات أو التحسينات.
• إذا كنت قد أدرجت شركتك كشركة ذات مسؤولية محدودة، لب، شركة S أو غيرها، سوف تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع السجلات المتعلقة بهذا.
• سياسات التأمين.
• وثائق القروض - مثل الرهن العقاري.
• ضرائب السنوات الماضية.
• الملكية الملكية / الفعل.

2. سجلات قصيرة الأجل

على المدى القصير، أنا لا أشير إلى بضعة أشهر. ستحتاج إلى الاحتفاظ بأي مستندات تراها مهمة بما فيه الكفاية للمطالبة بضرائبك لمدة لا تقل عن خمس سنوات.كم من الوقت بعد ذلك يعتمد على مستوى الراحة الخاصة بك. وهذا سوف تساعدك في حال كنت تدقق من أي وقت مضى أو رفع دعوى قضائية.

ما هي بعض الأمثلة على السجلات قصيرة الأجل؟

أي شيء يحسب كإيرادات أو نفقات للسنة الضريبية المحددة، مثل:

• تكاليف الإعلان عن نشاطك التجاري أو ممتلكاتك.
• نفقات الترفيه - مثل العشاء أو الغداء للعملاء الحاليين أو المحتملين.
• الفائدة المدفوعة على الرهن العقاري وبطاقات الائتمان للاستخدام التجاري.
• رسوم قانونية / مهنية للمحاسبين والمحامين ووكلاء التأمين والسماسرة.
• نفقات المكتب - الإنترنت، خط الهاتف الثاني للأعمال التجارية، اللوازم المكتبية، خصم المكاتب المنزلية إذا كان لديك مكتب منزلي يستخدم فقط للأعمال التجارية.
• الإيجار المستلمة.
• إصلاحات أجريت.
• الودائع الأمنية المستلمة. - عندما ينتهي عقد الإيجار للمستأجر، إذا حافظت على جزء من مبلغ التأمين، يجب عليك تسجيله كإيراد. إذا كنت تبقي بعض من ذلك لدفع ثمن الإصلاحات، والمال الذي تنفق على إصلاح يعتبر حسابا، والتي يمكنك خصم على الضرائب الخاصة بك.
• نفقات السفر للأعمال التجارية - مثل أميال مدفوعة لأنشطة الإيجار.
• المرافق المدفوعة.
• الأجور المدفوعة للموظفين أو المقاولين المستقلين.

كيف يمكنني تتبع سجلاتي؟

يجب الاحتفاظ بنسخ رقمية (كمبيوتر) ونسخة مطبوعة (ورق) من جميع السجلات الخاصة بك.

1. نسخة رقمية

ستحتاج إلى استخدام جدول بيانات أو برنامج مثل كيكن رنتال بروبيرتي ماناجر لتتبع دخلك ونفقاتك.

يجب عليك القيام بذلك فور وصول الدخل أو حدوثه.

• ديت،
• تايم،
• من الذي تم دفعه أو دفع لك،
• طبيعة الدخل أو المصروفات
• المبلغ.
• يمكنك حتى تضمين كيفية دفعها أو تكبدها (نقدا، رقم الشيك، بطاقة الائتمان، النظام المالي، الخ).

يعتمد مستوى التفاصيل على البرنامج الذي تستخدمه أو تنشئه. بعض البرامج سوف ترتبط مباشرة إلى الحسابات المصرفية الخاصة بك وسوف يسجل دخلك والنفقات بالنسبة لك.

حتى إذا اخترت برنامجا أقل تكلفة، أو احتفظ بسجلاتك في جداول البيانات الشخصية، فلا يزال يتعين عليك إعداد سجلات منفصلة لكل عقار، لكل نوع من أنواع النفقات، وأنواع منفصلة للدخل. النقطة هي لتسجيل أكبر قدر من المعلومات كما يمكنك في وقت المعاملة، بحيث يمكنك بسهولة إنشاء التقارير المالية في المستقبل.

يجب عليك دائما الاحتفاظ بنسخة احتياطية منها على قرص مضغوط، على محرك أقراص ثابت خارجي، في سحابة وحتى مع نسخة ورقية. وينبغي طباعتها في نهاية كل شهر و / أو نهاية العام.

2. نسخة ثابتة

سوف تحتاج إلى التأكد من أن لديك نسخة ورقية من أهم الوثائق الخاصة بك. إذا كان ذلك ممكنا، سوف تحتاج إلى تخزينها في نوع من نظام الإيداع الحرائق أو صندوق ودائع آمن. إذا كنت غير قادر على العثور على واحدة كبيرة بما فيه الكفاية لجميع الملفات الخاصة بك، سوف تحتاج إلى الحفاظ على أهمها، مثل عناوين للعقار في هذا المربع. تصنيف كل شيء حسب السنة ومن ثم فرز أبجديا الملفات بحيث يسهل العثور عليها.