تنظيم تخطيط الأحداث باستخدام برامج الإدارة

المزيد والمزيد من مخططي الأحداث يستخدمون برامج إدارة الأحداث. قد تتساءل عما هي الطنانة وما إذا كان من المنطقي أعمال تخطيط الأحداث. لذلك دعونا قطع من خلال فوضى لمساعدتك على اتخاذ قرار ما إذا كان برنامج إدارة الحدث قد تعمل بالنسبة لك.

هل تحتاج إلى برامج إدارة الأحداث؟

لا، لا تحتاج برنامج إدارة الأحداث لتشغيل الأعمال الناجحة لتخطيط الأحداث.

إذا كنت قد نجحت في تخطيط الحدث حتى هذه النقطة دون استخدام واحد، كنت تعرف بالفعل الجواب على هذا السؤال. يمكن أن تجعل حياتك أسهل والأحداث الخاصة بك أكثر ناجحة؟ ربما. كل هذا يتوقف على الاحتياجات الخاصة بك وبرنامج إدارة الحدث معين.

ملامح برامج إدارة الأحداث

برامج إدارة الأحداث موجودة تقريبا لكل نوع من تخطيط الأحداث، بما في ذلك الاتفاقيات والأحداث غير الربحية والمعارض. وهناك قائمة طويلة جدا من الأدوات المتاحة لتنظيم وإدارة عملية تخطيط الحدث. وتشمل الميزات إدارة المشروع، وتبادل الملفات، والتسجيل الآلي، وتتبع العقود والمقترحات، وإدارة أحداث متعددة. هناك أيضا أدوات للتذاكر، وإدارة كتل الغرفة، والترويج الاجتماعي، على سبيل المثال لا الحصر.

مع هذا العرض الواسع، من المهم القيام ببحث قليل واستكشاف ما تقدمه كل حزمة.

بعد كل شيء، ما هو برنامج إدارة الحدث الجيد الذي لا يتضمن الأدوات التي تحتاجها لتكون أكثر كفاءة؟ أدوات الحل تعمل فقط إذا كانت توفر الحلول للمشاكل التي تحتاج إلى حل. الذي ياخذني لنقطتي التالية.

تقديم قائمة

إلقاء نظرة على أعمال التخطيط لهذا الحدث. ما هي المهام التي تكملها بانتظام كجزء من عملية التخطيط؟

قم بعمل قائمة بهذه العناصر، مع الإشارة إلى أي من تلك العناصر التي تم تشغيلها آليا. عندما تكتمل القائمة الخاصة بك، فصل تلك المهام التي هي الأكثر تحديا، تستغرق وقتا طويلا، أو مكلفة. هذه هي أولوياتك - تحتاج إلى العثور على برامج إدارة الحدث الذي يقدم حلولا لهذه المشاكل. انها مغرية للحصول على استخلاصها من قبل بريق برنامج إدارة الحدث واحد أو قائمة طويلة من ميزات أخرى. ولكن أجراس وصفارات لا طائل منه إذا كانوا لا يساعدونك مع الأعمال تخطيط الحدث الخاص بك.

تعظيم ما لديك بالفعل

ما هي التكنولوجيا التي لديك بالفعل في المكان؟ هل تحسين قدراتها؟ برامج إدارة العضوية ونظم إدارة الاتصال غالبا ما يكون لها ميزات تخطيط الحدث التي تمكنك من أتمتة التسجيل والدفع عبر الإنترنت وتوليد إشعارات تأكيد. قبل الخوض في نظام جديد كليا، قم بحصر الميزات المتوفرة مع النظام الحالي.

ابدأ التسوق

الآن لديك قائمة من أدوات تخطيط الحدث التي تبحث عنها، فقد حان الوقت للتجول. تحقق من الخيارات الموجودة هناك، وذلك باستخدام عمليات البحث التي تمت تصفيتها للعثور على برامج تخطيط الأحداث باستخدام الأدوات التي تتطابق مع قائمتك. تبدأ مع تلك التي يمكن إدراجها بالفعل في منصة التكنولوجيا الموجودة لديك.

ثم أعطهم اختبارا. بعض البرامج مجانية إلى أجل غير مسمى. والبعض الآخر يقدم فترات تجريبية مجانية. الاستفادة من هذه الفرصة لتجربة مع برامج مختلفة لمعرفة ما إذا كانت هي مناسبة لما تبحث عنه.

أسك أروند

تحدث إلى مخططي الأحداث الأخرى ومعرفة ما هو برنامج تخطيط الحدث الذي يستخدمونه ولماذا. تجربة شخص آخر مباشرة مع منتج أو خدمة لا تقدر بثمن. فإنه يمكن توفير الوقت والمال. والأفضل من ذلك، أن توصيتهم لبرامج إدارة الحدث الذي يعمل حقا بالنسبة لهم يمكن أن توفر لك المزيد من الوقت والمال على المدى الطويل. لا يوجد "مقاس واحد يناسب الجميع" عندما يتعلق الأمر ببرنامج إدارة الأحداث؛ بل هو الخيار الفردي على أساس احتياجات عملك وتفضيلاتك الشخصية.