ما هو الخطأ مع مكتب فوضوي؟

كل يوم يتم طرح المزيد والمزيد من المعلومات عليك. البريد الجديد والتقارير من مختلف اللجان والفواتير والمقترحات، وأكثر من ذلك ضرب مكتبك عدة مرات في اليوم. كنت مشغولا جدا للتعامل معها على الفور حتى يبدأ للتو في تراكم. يبدأ سطح المكتب الخاص بك لتبدو وكأنها منطقة حرب.

المشكلة هنا ليست أن مكتبك هو فوضوي. المشكلة هي أن الأشياء الهامة تضيع. إما أن يتم دفنها من قبل المواد الجديدة القادمة، أو انها في المواد الجديدة، ولكن لا يلاحظ.

ونتيجة لذلك، فإنك تنفق الكثير من الوقت على الأشياء التي هي ببساطة ملحة بدلا من تلك التي هي مهمة.

عندما يريد رئيسك أن يعرف متى يمكن أن يكون ذلك التقرير لنائب الرئيس، لا تريد أن تخبرها أنك لم تلاحظ المذكرة التي أرسلت لك طلب التقرير. كما لن يشعر بسعادة غامرة لسماع أن تخطيط خط المنتج الجديد متأخرا لأنك وضعت جانبا وأنها حصلت على تغطية حتى وكنت قد نسيت عن ذلك.

بعض الناس سوف اقول لكم أفضل طريقة لحل هذه المشكلة هو مكتب نظيفة. يقول آخرون فوضى على ما يرام. من حق؟ لا هذا ولا ذاك. وكلاهما.

مكتب تشوش، فوضى العقل

منذ وقت ليس ببعيد، كان هناك تعبير شعبي "مكتب تشوش هو علامة على العقل تشوش. "هذا التعبير أدى إلى صناعة بأكملها تهدف إلى مساعدة رجال الأعمال تنظيف أجهزة الكمبيوتر المكتبية الخاصة بهم كعلامة على حدة العقل لديهم.

لا شك أنك رأيت الأفلام حيث يجلس رئيسه في مكتبه فوق ناطحة سحاب في وسط المدينة.

يجلس خلف مكتب زجاجي بدون أدراج. الزينة الوحيدة هي مجموعة القلم المثيرة للإعجاب لتوقيع الوثائق الهامة والهاتف أو الاتصال الداخلي حتى يتمكن من إعطاء الأوامر.

من ناحية أخرى …

كثير من الناس يرون شيئا خاطئا مع أكوام من الورق تغطي سطح المكتب، حتى انسكاب على مقاعد كرسي ومكاتب الطابق.

إنهم يقتبسون من الألقاب مثل "مكتب تشوش هو علامة على عبقري" و "مكتب فوضوي ليس سوى علامة على مكتب فوضوي. "

نحن جميعا نعرف شخص مكتبه بهذه الطريقة. كنت لا ترى كيف يمكنهم حتى معرفة ما إذا كان سطح المكتب هو المعدن أو الخشب. ومع ذلك، عندما تطلب منهم شيئا، يذهبون إلى كومة، ورقة من خلال 2 أو 3 ورقة، وسحب ما طلبتم.

ما يعمل لك

كلا الجانبين صحيحا. والمسألة ليست صحيحة. القضية هي التي سوف تجعلك أكثر فعالية. هناك عدد قليل من المبادئ التوجيهية الأساسية التي تنطبق على كلا النهجين، ولكن المفتاح هو العمل بطريقة تسمح لك أن تكون أكثر فعالية. يحتاج الجميع تقريبا للتخلص من بعض من فوضى فوق مكتبهم، ولكن وجود أكثر من عنصر واحد على مكتبك في أي وقت واحد لن تعمل لكثير منا.

كثير من الناس يعملون على عدة مشاريع في نفس الوقت (أو تقريبا نفس الوقت).أنواع الإبداعية تشعر بالحاجة إلى الإلهام المحيطة بها. الأفراد المنحى التفاصيل تحتاج كميات من المواد المرجعية وثيقة في متناول اليد. بعض الناس يشعرون أكوام من العمل تجعلهم تبدو مشغولة، وبالتالي، والحفاظ عليها أكثر أمنا في أوقات تسريح العمال. ويشعر آخرون مكتب نظيف يبين مدى كفاءة هم في الحصول على العمل المنجز.

ما هو مهم هو أن تفعل ما يصلح لك.

كيفية ترويض الوحش

سواء كنت تسير على سطح المكتب الزجاج العقيمة، أو ببساطة تريد أن تجلب المزيد من النظام لفوضى سطح المكتب الخاص بك، وهناك بعض المبادئ التوجيهية الأساسية:

• تريد حقا أن تحسن.
  أنا لا أوصي نهج شديد حقا أن البعض لا. لسوء الحظ، هذا يترك الأعذار ليكون من السهل جدا على نفسك. هذه المحاولة لجعل مكتبك أقل تشوش وأكثر كفاءة يعتمد على بذل جهد جاد.
• إبقاء، إرم، أو التحرك.
  ابحث عن ثلاث حاويات. تسمية أصغر "إبقاء". تسمية أكبر "إرم". لديك حاوية أخرى تحمل علامة "نقل". الأشياء الحيوية حقا سوف تذهب إلى حاوية إبقاء الخاص بك ليتم فرزها في وقت لاحق. أي شيء تريد أن تأخذ المنزل أو التخلي يذهب إلى "الخطوة" حاوية. كل شيء آخر يذهب إلى حاوية إرم. (من الناحية المثالية، سوف تكون حاوية إرمك جزءين: جزء واحد سيكون القمامة للتخلص منها، والآخر سيكون المنتجات الورقية، والتي يمكن إعادة تدويرها.)
• تبدأ مع أقدم.
  يمكنك أن تقول من خلال النظر إليها التي كومة هي أقدم. عادة، هو أبعد من مقعدك. وسوف يكون من الأسهل لرمي بعيدا العناصر من هذا كومة.
• تقييم كل قطعة مرة واحدة فقط
  نظرة على كل بند في كومة. تقرر أي الحاويات سوف تذهب إلى. لا يمكنك تعيين مرة أخرى على مكتبك في وقت لاحق، عليك أن تقرر الآن. وضع كل شيء في واحدة من ثلاث حاويات. ليس هناك خيار اخر.
• اسأل نفسك هذا …
  السؤال الأول هو "هل لدي هذا في مكان آخر، أو يمكنني الحصول عليه من شخص ما؟" إذا كان لديك نسخة في البريد الإلكتروني الخاص بك، أو في تقرير، أو على مكتب الشخص الذي أعد تحليل السوق، وما إلى ذلك، لا تحتاج إلى الاحتفاظ نسخة أخرى. إرم ذلك. ثم اسأل "لماذا أحتاج إلى هذا؟" إذا كان الجواب أ) لاتخاذ إجراء بشأنه، ب) أن تفعل شيئا مع ذلك عندما أحصل على مزيد من المعلومات من شخص ما، أو ج) للإشارة إلى أنني أفعل عمل آخر، ووضعه في كومة الاحتفاظ. (بعد التخلص من الفوضى سوف إعادة فرز كومة الخاص بك من قبل تلك الفئات الثلاث، لذلك لا تتردد في فصل لهم الآن، وسوف توفر الوقت في وقت لاحق.) إذا كان الجواب الخاص بك أي شيء آخر، إرم هذا البند.
• كن لا يرحم. كن شجاعا.
  كما تقدم لك من خلال كل كومة، الاقتراب وعلى مقربة من الأشياء التي وصلت للتو، يكون لا يرحم في القرارات الخاصة بك. لا تأخذ أي سجناء. إذا كنت حقا لا تحتاج إليها، إرم ذلك. ويكون شجاعا. لا تتوقف على شيء فقط لأن شخصا ما قد يطلب منك شيئا عن ذلك في يوم من الأيام. لا تقم ببناء قلعة من الورق لحماية نفسك.

إدارة المشكلة

لا يجب أن يكون سطح المكتب معقما وخاليا تماما من الورق، على الرغم من أنه يمكن أن يكون إذا كان ذلك يساعد.هدفك هو تنظيم سطح المكتب بحيث يزيد من كفاءتك. إذا كان هذا يعني بضعة أكوام أخرى على مكتبك من الشخص المجاور، وهذا على ما يرام - توفير كل ما حافظت يساعدك على تحقيق هدفك من زيادة الكفاءة.