5 خطوات لاختيار برامج المحاسبة

يمكنك استخدام هذه القائمة المرجعية اختيار البرامج المحاسبية لمساعدتك في العثور على برامج المحاسبة الصحيحة قبل أن تشتري. عدد قليل من الشركات الصغيرة تستثمر قدرا كبيرا من الوقت والموارد في طرح الأسئلة الصحيحة قبل اختيار برنامج المحاسبة المحاسبية لضمان أن يتم اختيار أفضل لأعمالهم. وبدلا من ذلك، يتم عادة اختيار برامج المحاسبة، مع إعطاء القليل، إن وجد، ما إذا كانت هناك بدائل أفضل.

إذا كنت تختار تطبيق برنامج محاسبة لأعمالك الصغيرة أو تنظر في ترقية برامج البرامج أو تغييرها، فيمكنك استخدام هذه القائمة المرجعية لاختيار البرامج المحاسبية كمورد لمتابعة بعض الخطوات الموضحة أدناه إلى تساعدك على العثور على برنامج المحاسبة الصحيح للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.

الخطوة 1

يجب أن تلتمس التغذية المرتدة من جميع موظفيك الذين سيستخدمون برنامج المحاسبة بأي طريقة هامة حتى يتمكنوا من مساعدتك في تقديم مدخلات حول ما إذا كان البرنامج سوف يلبيهم يحتاج. إذا كان نشاطك التجاري الصغير كبيرا بما فيه الكفاية، مع الإدارات أو الأقسام المختلفة، يمكنك تشكيل لجنة تقنية لديها ممثل واحد على الأقل من كل قسم أو قسم كبير يقيم البرامج التي سوف تفكر في شرائها.

الخطوة 2

يجب أن يكون لديك كل موظف أو ممثل في لجنة التكنولوجيا إعداد تحليل الاحتياجات ومخطط انسيابي لعملياتهم الهامة.

يجب أن يكون تحليل الاحتياجات قائمة بالمتطلبات التي يحتاجها كل موظف أو قسم للقيام بمهامه اليومية. سيحدد تحليل الاحتياجات المتطلبات التي لديك من أجل برامج المحاسبة التي يمكنك تقديمها إلى المورد للمساعدة في التأكد مما إذا كانت حزمة البرامج تلبي متطلباتك أم لا.

سوف تعطيك المخططات الانسيابية البصرية من العمليات الداخلية التي يستخدمها موظفيك لأداء مهامهم. سوف تكون المخططات الانسيابية مفيدة على الأقل لأسباب قليلة: (1) سوف تجد أن بعض الخطوات يمكن القضاء عليها لتبسيط العمليات الخاصة بك وتوفير الوقت شركتك والمال. (2) سوف تكون قادرا على رؤية ما هي الخطوات التي يجري تنفيذها حاليا يدويا لمعرفة ما إذا كان البرنامج المحاسبة كنت تفكر في شراء تساعد على أتمتة هذه المهام. و (3) يمكنك استخدام هذه المخططات الانسيابية كأساس لإنشاء أو تحديث سياسات وإجراءات الشركة الخاصة بك أو إجراءات سطح المكتب الخاصة بالموظفين في هذا الوقت.

الخطوة 3

يجب عليك وضع ميزانية لبرنامج المحاسبة الخاص بك. أوصي بإنشاء ميزانية كمجموعة من الأسعار التي سوف تنظر في شرائها لأنك قد تجد أن تطبيق البرمجيات المحاسبية أكثر تكلفة وأتمتة المزيد من المهام بحيث يمكن تبرير زيادة التكاليف.

الخطوة 4

يمكنك أن تحدد موظفيك أو لجنة التكنولوجيا برامج المحاسبة المحتملة التي تلبي احتياجاتك حتى تتمكن من إلقاء نظرة فاحصة على هذه البرامج. قد تحتاج إلى النظر في التشاور مع المهنيين المستقلين، مثل الاستشاريين التكنولوجيا والمحاسبين القانونيين المعتمدين لطلب رأيهم حول البرامج المحتملة التي قد تلبي احتياجاتك.

سيكون لدى المحاسب معرفة وخبرة لما تستخدمه الشركات الصغيرة الأخرى وقد يكون لديه خبرة في استخدام برامج حاسوبية مختلفة كمستخدم نهائي. قد يكون مستشار التكنولوجيا قادرا على إعطائك فكرة عن أي قضايا التكنولوجيا الرئيسية التي قد تواجهها عند تنفيذ برنامج جديد للمحاسبة استنادا إلى المواصفات، مثل ما إذا كان متوافق مع البرامج الخارجية الأخرى التي تحتاجها لعملك أو الأجهزة الجديدة لك قد تحتاج إلى التأكد من أن البرنامج يعمل بشكل صحيح التي قد تؤثر في عملية صنع القرار.

الخطوة 5

يجب عليك عرض أي برنامج محاسبي مدرج في قائمتك القصيرة للشراء لضمان تلبية احتياجاتك. قد تكون قادرة على طلب نسخة تجريبية مجانية من البرنامج كذلك إذا قمت بالاتصال بالبائع. يمكن أن يكون لديك موظفيك تشغيل المهام اليومية على النسخة التجريبية لذلك سوف تحصل على فكرة أفضل عن كيفية البرامج مداخن ضد منافسيها.

يمكنك اتباع هذه الخطوات للمساعدة في توجيهك إلى الاختيار الصحيح من برامج المحاسبة للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.