كيفية حماية الأصول الرقمية لشركتك

إنه القرن الحادي والعشرين، وكل شيء رقمي، أي عبر الإنترنت. في عملك، لديك الأصول الرقمية التي ربما لم تكن قد فكرت. هذه الأصول، شأنها في ذلك شأن جميع أصول نشاطك التجاري، قيمة ويجب حمايتها.

ما هي الأصول الرقمية؟

عملك لديه الأصول - الأشياء ذات القيمة. وتشمل هذه الأصول كل شيء من النقدية والحسابات المستحقة القبض، من خلال معدات الأعمال والمركبات، إلى الأراضي والمباني.

ربما يتضمن محاسبك التكلفة والقيمة الحالية لأصولك في ميزانيتك، ولكن ربما نسيت أصولا رقمية.

الأصول الرقمية هي أصول موجودة على الإنترنت. قد توجد بعض أصولك الرقمية على خوادمك الخاصة أو قد تكون "في السحاب". وتشمل الأصول الرقمية:

• صور النشاط التجاري التي قمت بإنشائها. يمكن أن تكون صور لعملك أو العمليات التجارية. هذه هي الأصول لأنها يمكن بيعها.
• مواقع ويب أو مدونات تجارية . محتوى له قيمة، و "نظرة" للموقع يمكن أن تكون ذات قيمة إذا علامة تجارية.
• العمليات التجارية (على جداول البيانات، على سبيل المثال) التي قد وضعت موظفيك والتي يمكن تكرارها وبيعها.
• التطبيقات التي أنشأها نشاطك التجاري، إما للبيع أو للاستخدام الخاص بك.
• البريد الإلكتروني قوائم الاتصال وقوائم العملاء أو العملاء ، بما في ذلك القوائم البريدية للنشرات الإخبارية، لها قيمة لأنها يمكن بيعها.
• الاشتراكات إلى المجلات الإلكترونية لها قيمة لمدة الاشتراك.

• الملكية الفكرية - حقوق الطبع والنشر، العلامات التجارية أو علامات الخدمة (شعار شركتك، على سبيل المثال)، براءات الاختراع. قد تكون هذه الأصول موجودة في شكل ورقي، ولكن غالبا ما تكون رقمية فقط.
• المنتجات في متجر على الإنترنت ، والتي هي جزء من المخزون عملك. يجب أن تكون تحت سيطرتك، حتى لو تم تخزينها عبر الإنترنت. إذا كنت بائع الأمازون، على سبيل المثال، قد تكون المنتجات في مستودعاتهم، ولكن تحصل على بيع.

لماذا تعتبر الأصول الرقمية مهمة؟

مثل جميع الأشياء القيمة التي يملكها عملك، الأصول الرقمية هي ذات فائدة كبيرة لعملك.

• يمكنك المطالبة بالنفقات المتعلقة بشراء واستخدام الأصول في إقرارات ضرائب نشاطك التجاري. ويمكن اعتبار تكلفة األصول قصيرة األجل) اإلمدادات، على سبيل المثال (كمصروفات على الفور، في حين أن تكلفة األصول طويلة األجل) تلك التي تستمر لمدة سنة على األقل (يمكن صرفها على مر الزمن) إما من خالل االستهالك أو اإلطفاء (.
• يمكنك بيع العديد من هذه الأصول أو ترخيصها بينما كنت لا تزال تملكها.
• قيمة الأصول للمستثمرين أو أي شخص يشتري نشاطك التجاري . المبلغ الذي قد يدفعه شخص ما لشراء نشاطك التجاري يعتمد إلى حد كبير على قيمة الأصول التجارية.
• بعض الأصول الرقمية، مثل قوائم العملاء أو قوائم المشتركين في الرسائل الإخبارية، مفيدة بشكل خاص في تأسيس الشهرة. تستند قيمة الشهرة من منظور المحاسبة والتقييم إلى هذه القوائم.
• حماية سجلات المحاسبة والموظفين عبر الإنترنت يعني أنها متاحة لعمليات التدقيق. عدم وجود سجلات المحاسبة يعني أنك قد لا تكون قادرة على إثبات الاستقطاعات حساب. عدم وجود سجلات الموظفين قد يعني أنك معرض لخطر الغرامات والعقوبات.

أين أبدأ بحماية أصولي الرقمية؟

حدد موقع وقائمة. ابدأ بوضع قائمة شاملة بجميع هذه الأصول.

استخدم القائمة أعلاه كنقطة انطلاق، ولكن كن مبدعا. فكر في أي شيء لديك عبر الإنترنت أو على خادم نشاطك التجاري يمكن أن يكون ذا قيمة. كنت تبحث عن الأشياء التي تملكها (التي يملكها عملك)، الأشياء التي لا أحد لديه وقد ترغب في شراء - أو اتخاذ. النظر في هذه الأصول الرقمية كبنود محتملة للبيع. ما الذي تريده أو تعتبره قيمة إذا كنت تشتري هذه الشركة؟

تأسيس الملكية والقيمة. انظر إلى الأصول الرقمية التي قمت بإدراجها. من يمتلكها؟ قبل أن تتمكن من حماية هذه الأصول، يجب إنشاء ملكية محددة. على سبيل المثال، هل يمكنك إثبات أن شركتك تمتلك رسائل بريد إلكتروني أو قوائم بريد إلكتروني للموظفين؟ تحقق مع محام لكتابة سياسات تثبت الملكية.

في حين أنه قد يكون من الصعب تحديد قيمة معينة لبعض الأصول الرقمية للشركة، فمن الجيد أن يكون لديك بعض الشعور بتلك القيمة عاجلا وليس آجلا.

نعم، قد تتغير قيمة هذه الأصول الرقمية، حيث يمكنك إضافة عملاء إلى قائمتك أو صفحاتك إلى موقعك على الويب أو إجراء تحديثات على العمليات، ولكن يمكن تحديد قيمة خط الأساس من خلال التقييم. العثور على المثمن الأعمال الذين يمكن أن تعطيك تقدير الآن. فمن الأسهل بكثير أن قيمة شيء موجود بدلا من شيء الذي تم سرقته أو تدميره من قبل كارثة مثل الفيضان أو النار.

إذا كان لديك منتجات كنت تبيع من خلال بائع على الانترنت مثل الأمازون أو موقع ئي باي، وقراءة الاتفاقية للتأكد من الاحتفاظ بالملكية.

إنشاء اتفاقيات حماية. حماية الأصول الرقمية الخاصة بك من خلال اتفاقات مع أولئك الذين يمكن أن سرقة لهم. ضع في اعتبارك أن الموظفين والعملاء والمستشارين يوقعون اتفاقيات عدم الإفصاح. وهذه الاتفاقات تضع الآخرين على علم بأن سرقة الأصول الرقمية قد تؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.

تسجيل الملكية الخاصة بك. العديد من الأصول الرقمية يمكن تسجيلها، لنقول للعالم من ملكيتك. يمكن أن تكون حقوق الطبع والنشر صور الأعمال والعمليات ومحتوى المواقع والمدونات. الأصول الرقمية مثل الشعارات والتصاميم يمكن أن تكون علامة تجارية. و لا تنسى براءات الاختراع للعمليات.

خطة للمستقبل. ماذا يحدث للأصول الرقمية لشركتك إذا حدث شيء ما؟ تضمين الأصول الرقمية في اتفاقيات شركتك. فعلى سبيل المثال، فإن الأصول الرقمية التي تملكها شراكة يجب أن تؤخذ في الاعتبار في اتفاق الشراكة، إلى جانب الأصول الأخرى.إذا كان لديك شخص واحد أو شركة عائلية صغيرة، قم بتضمين هذه الأصول في خطط الخلافة الخاصة بك.

النسخ الاحتياطي! من المهم العثور على نظام احتياطي لحماية جميع الأصول الرقمية الخاصة بك. وجود نسخة احتياطية من نسخة احتياطية ليست مجنونة. يقترح ليفوير نظام النسخ الاحتياطي المزدوج، وذلك باستخدام محركات الأقراص الصلبة الخارجية متعددة. قد ترغب أيضا في كل من النسخ الاحتياطي للقرص الصلب والنسخ الاحتياطي عبر الإنترنت للتأكد من ذلك.

وأخيرا، وضع بروتوكولات لحماية الأصول الرقمية

والآن بعد أن قمت بإعداد نظام إدارة الأصول الرقمية الخاص بك، توثيقه. إعداد مهام محددة محددة للنسخ الاحتياطية والجداول الزمنية للاستعراضات والتحديثات.

الكثير من عملك هو على الانترنت. والحفاظ على طنين على طول لطيف من خلال حماية هذه الأصول الرقمية عبر الإنترنت