تنظيم المخططات كأداة للإدارة

الرسوم البيانية التنظيمية، أو المخططات التنظيمية لفترة قصيرة، تستخدم لإظهار الأشخاص بنية المنظمة المقصودة. ومن المفترض أن تعكس هذه المنظمة "الرسمية" هيكل السلطة في الشركة. أحيانا الرسوم البيانية التنظيمية تعمل فقط لخلط بين الناس لما هو هيكل حقا. هذا عادة ما يكون غير مقصود، ولكن ريفلكتس بدلا من الارتباك من الناس المعنيين.

ومع ذلك، فمن الممكن أيضا استخدام مخطط أورغ كأداة إدارية، لتعزيز تحقيق أهداف مؤسستك.

سوف ندرس أمثلة نموذجية من "ستاندارد" المخططات التنظيمية. ونحن سوف ننظر إلى مربكة المخططات التنظيمية. وأخيرا، سوف نناقش استخدام المخطط التنظيمي كأداة إدارية.

الرسوم البيانية التنظيمية "ستاندارد"

عادة ما تستخدم المخططات التنظيمية الموحدة لإظهار الأشخاص للهيكل المقصود للمنظمة. ومن المفترض أن تعكس هذه المنظمة "الرسمية" هيكل السلطة في الشركة. في كثير من الأحيان، فإنه يعكس فقط هيكل المسؤولية. السلطة الحقيقية في المنظمة غالبا ما يتبع خطوط الاتصالات بدلا من خطوط في المخطط التنظيمي.

عادة ما تكون المخططات هرمية الشكل. أنها تظهر الشخص المسؤول في الأعلى. تحت له أو لها المرؤوسين متجمعة، وعادة في صناديق أصغر تدريجيا. وعادة ما ينظر إلى الأفراد المبينين على نفس المستوى الأفقي في المخطط التنظيمي بأنه "أقرانهم" داخل المنظمة.

هذا المخطط التنظيمي لقسم الحوسبة في الكلية الإمبراطورية (دوك) هو نموذج من مخطط الهرم.

رئيس القسم لديه خمسة مديرين يقدمون تقاريره مباشرة، بالإضافة إلى نائب رئيس ولجنة بحث. ولكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة تقاريره المباشرة المبينة في البيضاوي الخضراء تحت لجانهم.

الرسوم البيانية المنظمة مربكة

أحيانا الرسوم البيانية التنظيمية يمكن أن تخلط بين الناس لما هو هيكل حقا.

هذا عادة لا يكون مقصودا، بل يعكس ارتباك الأشخاص المعنيين. إذا لم تكن متأكدا من العلاقات الوظيفية للمجموعة، أو إذا تغيرت بشكل متكرر، فمن المستحيل تقريبا رسمها بدقة.

ربما يكون المكان الأكثر شيوعا للعثور على المخططات التنظيمية مربكة في الحكومة الفدرالية الأمريكية. إن المخطط التنظيمي لشعبة علوم الحاسوب والرياضيات في مختبر أوك ريدج الوطني لا ينقل بسرعة فهم بنية المنظمة. ويبدو أنه يقترح أن تبلغ إحدى عشرة وظيفة مباشرة المدير.

في حين أن فترة الرقابة (عدد التقارير المباشرة التي يمكن للمدير أن يشرف عليها بشكل فعال) تختلف اختلافا كبيرا، أجد صعوبة في الاعتقاد بأن هذه المنظمة تعمل بشكل مثالي. وأظن أن بعض قادة الوظائف "أكثر مساواة".وإذا أردنا رسم تدفق الاتصالات داخل هذه المنظمة، ومقدار الوقت الذي يقضيه كل مرؤوس مع المدير، فإن بعض التقارير المباشرة ربما تحتاج إلى إعادة تصنيفها كمرؤوسين لوظائف أخرى.

المخططات التنظيمية كأداة إدارية

التنظيم التنظيمي عادة ما تكون المخططات تفاعلية، بدلا من استباقية. لقد أنشأنا منظمة أو سمح لنا أن تتطور، وقد نمت.

لم يعد واضحا للشعب داخل المنظمة، أو للشعب الذي تتفاعل معهم، وهو المسؤول عن ما. لذلك نحن وضع مجموعة من صناديق وخطوط لإظهار الجميع الذي يفعل ما. ثم نضيف خطوط متقطعة والأجهزة الاصطناعية مماثلة لإظهار أن ما استخلصنا أولا ليس هو الحال دائما دائما.

وهناك خيار أفضل، مع ذلك، هو صياغة مخطط تنظيمي يعكس المكان الذي تريد أن تذهب المنظمة، بدلا من مجرد تعكس كيف هو الآن. إذا كنت ترغب في منظمة أفقية مسطحة، رسم المخطط التنظيمي بهذه الطريقة. تبين أن ستة أو ثمانية (أو حتى أحد عشر كما رأينا أعلاه) مديري تقرير إلى نائب الرئيس. تبين أن جميع المبرمجين العشرة يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى مدير المشروع.

إذا كانت مؤسستك تعتمد على دوائر الجودة أو فرق الإنتاج لإنجاز مهمتها، يجب أن تظهر ذلك في مخطط المؤسسة.

لا تشعر بالقيود على التمسك بالتجمعات الأفقية والخطوط العمودية. إذا كان موظفوك يفهمون أدوارهم بشكل أوضح من خلال القيام بذلك، فيمكنك استخدام الدوائر أو المثلثات المقلوبة أو أي شيء آخر تحتاجه.

هناك العديد من منتجات البرمجيات في السوق لمساعدتك على إظهار كيف تريد مؤسستك للعمل. أورغلوس هو مثال على أنواع الأدوات التي يمكن استخدامها لتوضيح العديد من جوانب الأعمال، بما في ذلك المخططات التنظيمية.

الطريقة التي يجب القيام بها

المثال أدناه هو تمثيل مخطط تنظيمي، الذي أعجبني كثيرا. تم إصداره للدخول في عهد جديد للشركة التي تتطلب الإبداعية، عمل جديد من جميع موظفيها.

يظهر بوضوح البنية الأفقية المسطحة التي تهدف إلى تعزيز التواصل والابتكار. ويظهر بوضوح الفريق الذي شكله كبار ضابطين، مما يدل على ما يتوقع من الموظفين القيام به. ومع ذلك فإنه يحتفظ بالخطوط الواضحة للمسؤولية النهائية. ومن الواضح أن الرئيس يقود الشركة، ولكن الجميع يعرفون أن عليهم القيام بدورهم لتحقيق النجاح.

يجب أن يكون مخطط التنظيم

لا يزال من السابق لأوانه معرفة ما إذا كان هذا المخطط التنظيمي سيكون له التأثير المطلوب. لقد كان في مكان سوى بضعة أسابيع. ومع ذلك، فإن ضباط الشركة قد استخدمت بشكل واضح كأداة إدارية فعالة للمساعدة في دفع منظمتهم نحو أهدافها الجديدة.