إعداد دليل تخطيط المؤتمرات

يتطلب التخطيط للمؤتمرات مجموعة من المهارات تتضمن مهارات تنظيمية لا تصدق، والقدرة على تعدد المهام، والطاقة، والإبداع، والدهاء في العمل، ومهارات التعامل مع الآخرين، والاهتمام بالتفاصيل. كما يتطلب دليل شامل تخطيط المؤتمرات التي لن تبقي لكم فقط في الموعد المحدد ولكن سوف توفر التأكيد التي تشتد الحاجة إليها أنك لم تنس شيئا على طول الطريق.

تخطيط المؤتمرات يختلف عن أنواع أخرى من تخطيط الحدث ويتضمن خطوات إضافية.

تميل المؤتمرات إلى أن تكون أحداثا واسعة النطاق تستغرق عادة سنة أو أكثر للتخطيط. قد تشمل قائمة المهام الخاصة بك اختيار مكان، وحجز غرف الفندق، وإنشاء التسجيل عبر الإنترنت، وتأمين المتكلمين، وترتيب أجنحة الضيافة، واستضافة قاعة المعرض، وجدولة الاجتماعات، والتعامل مع المواد الغذائية والمشروبات وأكثر من ذلك. إعداد دليل تخطيط المؤتمرات منظمة تنظيما جيدا أن يرسم الخطوات هو يجب أن يكون لأي مخطط مؤتمرات ناجحة.

ستساعدك الخطوات التالية في إعداد دليل تخطيط المؤتمرات الذي سيكون بمثابة مخطط لتخطيط أي مؤتمر. تخصيص وتعديل الدليل على أساس الحدث كنت تخطط وإبقائها قريبة في متناول اليد. عند إعدادها واستخدامها بشكل صحيح، وسوف تصبح قريبا أداة التخطيط الأكثر قيمة المؤتمر الخاص بك.

ابدأ بالأساسيات

يجب أن يتضمن الجزء الأول من دليل التخطيط للمؤتمرات الأساسيات المتعلقة بالمؤتمر:

• تاريخ الحدث ووقته
• موقع الحدث (إذا كان معروفا)
• غرض الحدث

تضمين أي عناصر أخرى معروفة، مثل التواريخ البديلة أو عدد الحاضرين.

ما هي الخطة؟

قبل الدخول في التخطيط للعناصر المختلفة للمؤتمر، عليك أن تعرف ما هي تلك العناصر المختلفة وأين تناسبها في المخطط العام لهذا الحدث الخاص بك.

حتى تأخذ القلم وسادة أو الجلوس أمام الكمبيوتر والبدء في كتابة كل ما يتبادر إلى الذهن. لا تقلق بشأن إدراج الأشياء في الترتيب من حيث الأهمية أو في أي نوع من التسلسل الزمني. وسيأتي ذلك لاحقا. الآن، سوف تكون أساسا صياغة نسخة طويلة جدا وبسيطة جدا من تأليف لائحة، والتي سيتم تقسيمها إلى مكونات منفصلة بذاتها ليتم التعامل معها بشكل فردي خلال عملية التخطيط.

اختيار المكان

• اختيار الفندق
• غرفة الاجتماعات
• أجنحة الضيافة
• قاعة المؤتمرات والمقصورات
• حفل الافتتاح
• المتحدث / تسجيل العارضين
• تسجيل الحضور
• ترتيبات السفر
• شارات الحضور
• برنامج الفعاليات
• المأكولات والمشروبات
• السمعية والبصرية
• التوظيف في الموقع
• وتجميع هذه القائمة حتى لا تغفل أي شيء والمضي قدما وإضافة أي شيء أن يأتي في وقت لاحق.لا تطغى عليها العديد من مجالات المسؤولية المدرجة؛ والغرض هنا هو التفكير في كل شيء الآن حتى تتمكن من تخطيط وإدارة كل بند بكفاءة.

اختر مكان

بعد تحديد موعد انعقاد المؤتمر وفهم النطاق العام للحدث، فإن الخطوة التالية هي اختيار مكان.

اعتمادا على حجم المؤتمر، قد تكون قادرا على اختيار مكان واحد لجميع احتياجات المؤتمر الخاص بك، من قاعة المعرض إلى قاعات الاجتماعات وقاعات الولائم، وغرف الفندق. إذا كان المؤتمر كبير جدا بحيث لا يمكن استيعابه في مكان واحد، ابحث عن مكان قريب من الفنادق الخارجية أو مواقع المطاعم حتى لا يكون على المشاركين في المؤتمر السفر بعيدا جدا للتنقل من حدث مؤتمر واحد إلى آخر.

فكر في تسجيل الحضور

كيف سيسجل الحضور في هذا المؤتمر؟ كيف سيحصلون على تأكيد التسجيل؟ كيف سيتم إنشاء علامات الأسماء وتوزيعها في المؤتمر؟ وسيتضمن دليل التخطيط للمؤتمرات إجابات لجميع هذه الأسئلة وينبغي تحديثها بمجرد أن يتم تسجيل المؤتمر.

إذا كان من المتوقع أن يستقطب الحدث حشدا كبيرا، فإن نظام تسجيل المؤتمرات عبر الإنترنت هو السبيل للذهاب.

يمكن للنظام معالجة المدفوعات وتتبع التسجيلات وتنظيم المعلومات الأخرى ذات الصلة والمساعدة في إنشاء التقارير.

قاعات العارضين والمؤتمرات

مناطق المعارض هي سمة مشتركة في المؤتمرات، مما يوفر فرصة للرعاة والباعة لاستئجار مساحة للترويج لمنتجاتها وخدماتها. هذا هو أيضا فرصة للمضيف المؤتمر لتحقيق الإيرادات إذا تم تعزيز ميزة المعرض بشكل فعال واستقبالا حسنا. اعتمادا على حجم المؤتمر الخاص بك، وإدارة العارضين وقاعة المعرض تتطلب وقتا إضافيا والموارد لذلك خطة وفقا لذلك.

كما أشير أعلاه، نظم تسجيل المؤتمرات عبر الإنترنت هي أفضل طريقة لتتبع التسجيلات حتى إذا كنت تتوقع عددا كبيرا من العارضين، ثم النظر في دمج تسجيل العارضين في نظام تسجيل الحضور الخاص بك. العارضون بحاجة أيضا إلى ما يلي:

شارات العارضين

• خريطة قاعة المعرض للمؤتمرات مع أرقام كشك مدرجة
• كتيبات لإقامة كشك العرض وهدم
• عقود كشك العرض
• قائمة بالموقع الباعة المتاحة للمساعدة في معرض الإيجار والخدمات
• كما مخطط المؤتمرات، سوف تكون مسؤولة عن توظيف الأمن لضمان سلامة المواد الموجودة في قاعة المعرض.

خطط تفاصيل المؤتمر

مع بعض المسؤوليات الكبيرة التي تم تناولها، مثل اختيار مكان المؤتمر وتسجيل الحضور، يمكنك تحويل تركيزك إلى تخطيط تفاصيل المؤتمر. وكما هو الحال بالنسبة للتخطيط لأي حدث من أي نوع، فإن المنظمة ذات أهمية قصوى مثل الاهتمام بالتفاصيل.

الآن حان الوقت لسحب قائمة الغسيل الطويلة لعناصر المهام التي تضعها معا في بداية عملية تخطيط المؤتمر.ننظر من خلال القائمة وإجراء تغييرات أو إضافات حسب الضرورة لتعكس أحدث المهام والمسؤوليات. بعد ذلك وضع هذه العناصر في الترتيب الزمني، بدءا من العناصر التي يمكن أو يجب أن تكتمل في وقت مبكر. على سبيل المثال:

كتل حجز غرف الفندق

• حجز قاعة قاعة العرض
• البحث عن أنظمة تسجيل المؤتمرات عبر الإنترنت
• خطة خطة التسويق للمؤتمر
• ابدأ من البداية وذهب من هناك. لكل التفاصيل التي يجب أن تميل إلى، وتشمل المتابعة للتأكد من أن يتم توقيع العقود وتلقيها. مع اقتراب موعد المؤتمر، ستتضمن عناصر العمل الخاصة بك مهام قصيرة الأجل مثل:

حدد نظام الألوان والديكور

• قم بترتيب الأزهار
• اختر القائمة
• ترتيب لنقل المطار للمتحدثين أو كبار الشخصيات > النظر في دليل التخطيط للمؤتمرات الخاص بك كما تذهب إلى دليل لكل ما يتم تضمينه في التخطيط للمؤتمر، مهما كانت صغيرة. هذا الدليل سوف تصبح بسرعة أداة لا تقدر بثمن من شأنها أن تبقي لكم ليس فقط نظمت وعلى الجدول الزمني ولكن سوف تهدئة الأعصاب كما يقترب تاريخ كبير وكنت السؤال عما إذا كنت قد نسيت شيئا.