دليل لعقد المؤتمرات والاجتماعات التسعير

على عكس الولايات المتحدة، من الممارسات الشائعة أن تقدم الفنادق الأوروبية مجموعات مؤتمرات واجتماعات للشركات كخيارات لمخططي الفعاليات الذين يعقدون الندوات والمؤتمرات والاجتماعات الأخرى في الفندق. الفكرة من وراء تقديم خدمات مكان الحدث للشركات المعبأة هي الجمع بين جميع العناصر المختلفة من مساحة غرفة الاجتماعات والمواد الغذائية والمشروبات، والاحتياجات السمعية والبصرية في حزمة اجتماع لمعدل يومي ثابت على أساس لكل الحضور.

لا يمكن فقط أن تكون هذه الممارسة أكثر كفاءة بالنسبة لأولئك المشاركين في التخطيط لهذا الحدث، ولكن يجعل إدارة والتنبؤ التكاليف المرتبطة مكان عملية أكثر وضوحا بكثير.

في الولايات المتحدة، من ناحية أخرى، فإنه لا يزال أكثر شيوعا للفنادق لبناء بند تكاليف المؤتمر حسب البند على أساس الاحتياجات التفصيلية والمخصصة لكل اجتماع أو حدث. على الرغم من أن الممارسة تسمح لمخطط الحدث أن يكون لها سيطرة أكبر على كل التفاصيل من الحدث، فإنه أيضا في كثير من الأحيان يخلق معقدة أوامر الحدث الولائم وأكثر صعوبة في إدارة التكاليف وميزانية الحدث العام.

على الرغم من أن اللاعبين الرئيسيين في هذه الصناعة يواصلون تغيير طريقة عملهم، إلا أن النموذج الأوروبي والنموذج الأمريكي لا يزالان يعكسان هذه الاختلافات في مقاربتهما في فعاليات المؤتمرات والشركات. للحصول على غوص أعمق، دعونا نلقي نظرة على اثنين من الحدث الحدث مجموعة الحدث والمؤتمر: واحد من قصر فيرا السابق في برشلونة (مثال أوروبي) والآخر في وين منتجعات في لاس فيغاس (على سبيل المثال الأميركي).

مثال الاتحاد الأوروبي لحزم المؤتمرات والاجتماعات

معدلات التعبئة اليومية تحظى بشعبية في المملكة المتحدة، وقد عملت في طريقها إلى أوروبا القارية أيضا. وقال المدير العام السابق لقصر فيرا في برشلونة (الذي أصبح الآن فندق كراون بلازا برشلونة)، وهو عمل تجاري، إن سوق المملكة المتحدة كان أول من يسأل عن هذا النوع من الباقات، ونحن نحاول دائما تكييف مقترحاتنا لتلبية احتياجات عملائنا " الفندق الذي يحظى بشعبية كبيرة بين رجال الأعمال والاجتماع المخططين الذين ينظمون الاجتماعات الدولية.

فندق أورينتال كلينتيل

عندما كان فندق كراون بلازا برشلونة لا يزال يعمل كقصر فيرا، كان حوالي 20٪ من عملاء الفندق من إسبانيا. أما بقية الزبائن فقد جاءوا من المملكة المتحدة (19٪)، والولايات المتحدة (17٪)، وفرنسا (7٪)، وإيطاليا (6٪)، واليابان (4٪)، وألمانيا (4٪). بالإضافة إلى ذلك، كان نصف من الفعاليات التجارية استضافت هناك من صناعة المستحضرات الصيدلانية والباقي بما في ذلك التكنولوجيا والأغذية والمشروبات، والأعمال المصرفية، وصناعة السيارات العملاء.

الطلب الأوروبي على تسعير المؤتمر

خلال هذا الوقت، شملت حزمة الاجتماعات اليومية في قصر فيرا استخدام قاعة الاجتماعات، استراحة القهوة، الغداء، الشاشة، وأكثر من ذلك.حزمة (حزم) الاجتماعات المتاحة تشمل أساسا كل ما قد يحتاج مخطط لتضمينه في اجتماع.

ومع تطور الصناعة، استمرت طلبات عقد اجتماعات المؤتمرات والاجتماعات في التغير بمرور الوقت. في البداية، كان مخططو الحدث في الشركات يطلبون تسعير المؤتمرات المسطحة لغرف الاجتماعات والمواد الغذائية والمشروبات. في الوقت المناسب، توسعت هذه الطلبات لتشمل بنودا أخرى، مثل الشاشات، والوصول إلى الإنترنت، والرسم البياني، وأنظمة الصوت. ولكن الطلب كان لا يزال بالنسبة للتسعير المعبأ والمسطح.

بالنسبة لأولئك الذين طلبوا غرف ليلة وضحاها، كما طلبوا سعر خاص / قابل للتفاوض للإقامة في المؤتمر معدلات الحدث العام.

في حين أن هذه الحزم ستغطي أغلبية احتياجات الحدث، سيظل المخططون يتفاوضون على متطلبات الأحداث الأخرى، مثل مساحة المعرض وحفلات العشاء وحفلات الكوكتيل وغيرها من بنود جدول الأعمال.

إيجابيات وسلبيات النهج الأوروبي

من الواضح أن النهج الأوروبي في المقام الأول لتخطيط المؤتمرات والتسعير قد تكون مفيدة لمخططي الحدث لعدة أسباب، بما في ذلك تصور وفورات في التكاليف، والقدرة على التنبؤ التكاليف، وسهولة عرض العميل والموافقات.

ومع ذلك، فإن مثل هذا النهج يضع بالتأكيد عبئا متزايدا على الفندق للتنبؤ باحتياجات عملائه في الوقت الذي ينجح فيه في تحقيق أهدافه. "من وجهة نظرنا، من الأسهل بكثير القيام بالأحداث" الانتقائية ". في الواقع، فإن العملية أكثر تعقيدا بكثير، ولكن الفائدة بالنسبة لنا هي رضا العملاء "، ويقول المدير العام السابق لقصر فيرا.

نموذج المؤتمر والاجتماعات الأمريكية مثال

في حين أن السوق الأوروبية ناضجة نسبيا مع قبول واستخدام مجموعات المؤتمرات أو الاجتماعات، قد تبدأ المزيد من الفنادق في الولايات المتحدة في النظر في تغيير طريقة حزمها والمؤتمرات والاجتماعات السعرية أيضا، وهذا أمر مهم خاصة الآن عندما يطلب من المخططين الحدث اتخاذ قرارات الاجتماع في ظل مواعيد نهائية أقصر وأكثر أكثر من ذلك بكثير.

في أيار / مايو 2009، أخذت وين لاس فيغاس زمام المبادرة لتقديم ثلاثة أنواع من ما تسمونه شاملة للمؤتمرات والاجتماعات معدلات حزمة لسوق اجتماعات أصغر، وهذا يعني مع أقل من 80 الحضور. اليوم أنها لا تزال تقدم تلك الحزم. وتشمل هذه العروض ما يلي:

• مجموعة مندوبي مؤتمر يوم كامل
• "آم" مجموعة مندوبي مؤتمر نصف يوم
• "بيإم" مجموعة مندوبي مؤتمر نصف اليوم

كما هو الحال بالنسبة لمخططي الأحداث الأوروبيين، سعرها لكل مندوب (أي الحضور) معدل، بما في ذلك قاعة الاجتماع، والأغذية والمشروبات، والوجبات الخفيفة لفواصل، وشاشات الكريستال السائل وشاشة.

نمت فكرة وين لتطوير خيارات حزمة المؤتمرات من نهج السوق الأوروبية. في الواقع، André لينك، مدير المبيعات الوطنية وين السابق، جاء سابقا من أوروبا. "في معظم أنحاء أوروبا هذه هي الطريقة الوحيدة التي نبيع بها الاجتماعات … كان من النادر جدا أن نعد مقترحات الانتقائية التي أدرجت تكاليف المأكولات والمشروبات، تأجير الغرف، رسوم أف وما إلى ذلك.، "لينك يفسر.

التحول في صناعة الحدث والمؤتمرات الأمريكية

مع إطلاق برنامج اجتماعات الاجتماعات الصغيرة، توقعت وين ريسورتس أن أسعار المؤتمرات المعبأة ستكون أكثر شعبية مع عملائها من الشركات لأن معظم اجتماعات الجمعيات أكبر حجما . كانوا على حق. ومنذ ذلك الحين، بدأت العديد من سلاسل الفنادق الأميركية رفيعة المستوى تقديم حزم الاجتماعات والمؤتمرات للشركات التي تعكس بشكل أفضل النموذج الأوروبي إذا تخطيط الحدث للشركات.

ومن المؤكد أن معدلات الاجتماعات والاجتماعات لن تلبي احتياجات كل حدث. في الواقع، يعترف معظم المخططين بأنهم سيتخلىون عن بعض التفضيلات التفصيلية لبرنامجهم أو يتطلبون من المكان تخصيص الحزمة لتضمين عناصر إضافية. هناك دائما الحذر بشأن الاعتماد على معدلات الطرود إذا كان المخططون يتوقعون أن برامجهم قد تعمل لفترة أطول مما كان متوقعا في البداية، مما قد يؤدي إلى رسوم إضافية. ولكن بالنسبة لمخططي الاجتماعات والفعاليات الذين يبحثون عن كثب في ميزانيتهم، فإن حزم الاجتماعات والمؤتمرات هذه تتيح إمكانية التنبؤ بوضوح بميزانية المؤتمر.