تبسيط وتسريع تقديم خدمات الموارد البشرية

يعد قادة الموارد البشرية مصدرا مهما للدعم والراحة للموظفين في حياتهم الشخصية والمهنية. الموارد البشرية هي خدمة الأعمال، وتشمل هذه الخدمة مساعدة الموظفين تقدم حياتهم المهنية وحل القضايا بين الموظفين والمشرفين عليهم.

هر يدعمهم أيضا من خلال بعض من أهم وأهم الأحداث في حياتهم، بما في ذلك الزواج والولادة ومحاربة مرض خطير.

ولكن في كثير من الأحيان، فإن الخدمات الإدارية الروتينية، مثل الإجابة على الأسئلة نفسها مرارا وتكرارا أو استكمال المعاملات البسيطة، تستهلك الجزء الأكبر من وقت الموارد البشرية.

تقليل عبء العمل الإداري

إن مفتاح تقليل عبء العمل الإداري هذا هو تدريب الموظفين ليصبحوا أكثر اكتفاء ذاتيا وأتمتة مهام أكثر دنيوية. هذا هو المكان الذي تطبيق نهج إدارة الخدمات يمكن أن تساعد. إدارة الخدمات تبسط تسليم الخدمات الإدارية الروتينية، تحرير الوقت للتركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية.

من المحتمل أن تمتلك منظمة الموارد البشرية النموذجية أنظمة لإدارة بيانات الموظفين والأنشطة المتعلقة بالدفع. ومع ذلك، فإنه على الارجح ليس لديها نظام آلي للتعامل مع استفسارات الموظفين والوفاء بالطلبات.

ضع في اعتبارك ما يحدث عندما يتلقى الموظف استدعاء إلى هيئة المحلفين: احتمالات أن الشركة لا تزال تعتمد على الأوراق المادية أو سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني للتعامل مع طلب الموظف عن الوقت بعيدا عن العمل.

لأن تفاعلات الموظفين يتم تتبعها عادة باستخدام رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات، غالبا ما يتم إغفال طلبات الموظفين أو إغفالها. ثم يحدث أخطاء، وخلق المزيد من الإحباط وعمل إضافي للموارد البشرية.

مع البريد الإلكتروني، ليس هناك طريقة سهلة لمعرفة ما إذا كان الطلب متوقفا، أو لتحديد وإزالة الاختناقات العملية.

وبالمثل، فإنه من الصعب تحليل والاستجابة لاحتياجات الموظفين - على سبيل المثال، وتحديد المعلومات المطلوبة في كثير من الأحيان والتأكد من أن هذا هو متاح على شبكة الإنترنت.

العمليات الإدارية اليدوية تحبط الموظفين وهي هجرة ضخمة على فرق الموارد البشرية. وجدت دراسة حديثة أن موظفي الموارد البشرية يقضون ما متوسطه 12 ساعة في الأسبوع في التعامل مع مكالمات الموظفين الروتينية ورسائل البريد الإلكتروني.

نهج إدارة الخدمة لتلبية احتياجات الموظفين

نهج إدارة الخدمة يلغي تلك العمليات المملة، تستغرق وقتا طويلا. انها لا مجرد استبدال البريد الإلكتروني - أنه يحول كيفية هر تشارك مع الموظفين.

فكر في إدارة الخدمة باعتبارها مزيج مثالي من مساعد إداري ومدير المشروع. وهي تستجيب على الفور لطلبات الموظفين، وتقدم الحالات، وأتمتة العمليات اليدوية المتكررة، وحتى تدير الأنشطة المشتركة بين الإدارات المعقدة مثل الموظفين أونبواردينغ و أوفبواردينغ.

إدارة الخدمة لا تنسى أبدا أو تخطئ، تتابع دائما مع الناس حتى تحصل على القيام به، ويتيح لك معرفة ما إذا كان هناك مشكلة لا يمكن حلها. كما يظهر لك المكان الذي يقضي فيه الموظفون وقتهم - حتى تتمكن من تحسين نشر الموارد وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

إدارة الخدمة لا تحل محل نظام إدارة رأس المال البشري الحالي الخاص بك - أنه يدمج معها ويكمل ذلك، مما يتيح لك الرؤية والتحكم في العمل ربما كنت في الغالب عبر البريد الإلكتروني اليوم.

كما أنه يوفر نفس المستوى من الرؤية للموظفين. ويمكنهم رؤية حالة استفساراتهم، بدلا من الشعور بأن طلباتهم اختفت في ثقب أسود بعد تقديمهم مباشرة.

توفير الموظفين القدرة على الإشراف على التقدم المحرز في طلباتهم يقلل بشكل كبير من كمية رسائل البريد الإلكتروني المتابعة المحبطة والمكالمات الهاتفية والزيارات الشخصية للموارد البشرية، مما يقلل من عبء العمل الإداري للموارد البشرية.

مزايا نهج إدارة الخدمة

تبدأ إدارة الخدمة مع نشر بوابة الموارد البشرية على شبكة الإنترنت حيث يمكن للموظفين العثور على معلومات الموارد البشرية وطلب خدمات الموارد البشرية. من الناحية المثالية، يمكن للموظفين الوصول إلى هذه البوابة على أجهزة الكمبيوتر عملهم، وأجهزة الكمبيوتر المنزلية، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وهواتفهم الذكية وأقراص.

هذا يتيح لهم السيطرة على احتياجاتهم الموارد البشرية الأساسية - مثل فوائد التسجيل أو تحديثات تغيير الحالة.

الموظفين ببساطة اختيار الخدمات الفعلية التي يحتاجونها من كتالوج الخدمة، أو البحث عن المعلومات في قاعدة المعرفة البوابة.

عندما يقدم الموظف طلبا من خلال البوابة، يقوم نظام إدارة الخدمة تلقائيا بإنشاء حالة ورعايته من خلال عملية الإكمال الكامل. وهذا يشمل تعيين القضية إلى خبير الموارد البشرية الصحيح، تلقائيا توجيه القضية من شخص لآخر كما يتم الانتهاء من كل خطوة الوفاء، والحفاظ على التاريخ الكامل للحالة.

يمكنك أيضا تمديد هذه الخدمة إلى الإدارات الأخرى. على سبيل المثال، يمكن لنظم إدارة الخدمة إعداد حسابات تكنولوجيا المعلومات تلقائيا أو طلب مساحات مكتبية للتعيينات الجديدة كجزء من عملية التثبيت.

يقود نظام إدارة الخدمة عمليات تقديم خدمات الموارد البشرية من طرف إلى طرف ويعرف كيفية أداء هذه العمليات. على سبيل المثال، يمكن أن يخبرك تلقائيا عندما تكون حالة متوقفة حتى تتمكن من اتخاذ إجراء.

كما أنه يولد مجموعة واسعة من مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس العمليات الأخرى - مثل مدى استجابة فريقك لاستفسارات الموظفين. ويمكنه حتى تحليل أنواع الاستعلامات قاعدة المعرفة مما يجعل من السهل تحديد وملء أي ثغرات المحتوى.

الاستنتاج

المتخصصين في الموارد البشرية اختيار لمتابعة مهنة في الموارد البشرية لأنها تريد مساعدة الناس، لا تنفق أيامهم تقديم الأوراق، وتحديث جداول البيانات والاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان، والطلبات الدنيوية وأكوام من الأوراق يقطع هذا العمل، مما يحبط لهم والموظفين الذين يحاولون المساعدة.

الموارد البشرية هي مزود الخدمة، ويمكن أن ننظر إلى مثال مقدم خدمة زميل لها، وقسم تكنولوجيا المعلومات. وقد اتخذت تكنولوجيا المعلومات زمام المبادرة في العديد من الجهود المؤسسة لتطبيق نظام إدارة الخدمات لأتمتة تقديم وفاء طلبات مكتب المساعدة تكنولوجيا المعلومات.

أتمتة هذه المهام تمكن تكنولوجيا المعلومات من التركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي الذي يمكن أن تساعد الشركة على تحقيق أهدافها التجارية الأوسع، وإظهار أفضل قيمة تكنولوجيا المعلومات.

نهج إدارة الخدمات هو المفتاح للموارد البشرية رفع مكانتها لقادة الأعمال من خلال تقديم خدمات ذات جودة عالية وزيادة رضا الموظفين في الوقت نفسه الحد من عبء العمل الخاص بها. يمكن للموارد البشرية تكريس وقتها وخبرتها لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية التي تتحرك أعمالها إلى الأمام.