كيف تسهل عملية الاستخدام لأرباب العمل؟

عملية التسهيل هي عملية يستخدمها المدربون، وبناة الفريق، وقادة الاجتماع، والمديرون، والموظفون لإضافة المحتوى والعملية والهيكل لتلبية احتياجات الفرد أو المجموعة أو الفريق. في وصف عام، يتم استخدام تسهيل لمساعدة مجموعة من الناس لتحقيق هدفهم، سبب عقد الاجتماع.

يتم توفير التسهيلات من قبل شخص، يدعى الميسر، الذي يقود أزواج من الناس أو الجماعات للحصول على المعرفة والمعلومات، والعمل بشكل تعاوني، وتحقيق أهدافها.

يجب على الميسر أن يضيف قيمة كبيرة لأي جلسة أو اجتماع للتخطيط الجماعي حيث يبقي الميسر الفريق على المهمة ويتحرك معا في نفس الاتجاه ويضمن مشاركة كل عضو من أعضاء المجموعة.

تسهيل المجموعات

يتم توفير التسهيلات للمجموعات أو الفرق من قبل أشخاص داخليين أو خارجيين ذوي خبرة في:

-

• تقديم المحتوى والمعلومات،
• تصميم وصياغة عملية تساعد المجموعة على تحقيق أهدافها،
• توفير هيكل مناسب لاجتماع أو جلسة تدريبية أو فريق بناء أو عمل آخر
• تعزيز المسؤولية المشتركة عن نتائج الاجتماع، و
• من المشاركين الإجابة على أسئلتهم، والقرارات اللازمة، والحلول للمشاكل .

-

التسهيل الفردي

مع أهداف مماثلة لتلك المدرجة لتسهيل المجموعة، يتم تقديم تسهيل للأفراد في أغلب الأحيان عندما يواجه موظفان أو أكثر نزاعا أو خلاف أو حاجة إلى تحديد أهداف متبادلة أو الرغبة في استخلاص المعلومات من المشروع، العملية، أو الخبرة.

يمكن للميسر الماهر توفير البنية والمحتوى والعملية التي يحتاجها الموظفون الأفراد للتوصل إلى حل يرضي الطرفين لقضاياهم.

خصائص الأفراد الذين يقدمون التسهيلات

التسهيل هو مهارة تعلمت تأتي بشكل مريح للغاية للأفراد الذين يظهروا خصائص مثل:

• مهارات قيادة جماعية قوية
• معرفة عميقة حول عمليات المجموعة وهياكلها > المعرفة بالديناميات الجماعية و الشخصية و فهم التواصل اللفظي و غير اللفظي،
• القدرة على تقديم التدريب بشكل خلاق و بناء فريق المحتوى بطريقة تشجع المشاركة من الحضور في الدورة،
• التعاطف مع الناس و مواقفهم، < مهارات الاستماع والتواصل قوية، و
• القدرة على تنظيم مجموعة التدخلات والأحداث لتحقيق النتائج المرجوة للمجموعة.
• التسهيل هو أداة قوية التي تستخدم لمساعدة الأفراد والجماعات على تحقيق أكثر فعالية وكفاءة الغرض منها.تحت قيادة ميسر ماهر (الذي يقدم خدمات التيسير)، والاجتماعات، ودورات بناء الفريق، وفصول التدريب تحقيق النتائج غير ممكن دون تسهيل.
• اليسار إلى أجهزتهم الخاصة، غالبا ما يفتقر المشاركون في المجموعة والفريق إلى المهارات والإذن والدعم اللازم لتسهيل عمليات عملهم بشكل فعال.

التعامل مع المحادثات المتنافسة في الاجتماعات باستخدام التسهيلات الفعالة

هل ترغب في تطوير علاقات عمل فعالة مع الأشخاص في العمل؟ التفاعل الفعال مع الناس في اجتماعات الأعمال يمكن أن تسهم في علاقات عمل فعالة.

تسهيل مجموعة فعالة في الاجتماعات تدير التفاعل من الناس الصعب عقد محادثات المتنافسة.

محادثات خارج الموضوع بين وقتين أو أكثر من وقت اجتماع أعضاء الاجتماع، وتمنع تقدم المجموعة، وتحد من مساهمات الأفراد في اجتماع الفريق ككل.

إنهم يصرفون المشاركين في الاجتماع الذين يرغبون في المشاركة في جميع تفاعلات الفريق. يبدأ الناس في الشعور بأن الاجتماعات هي مضيعة للوقت إذا سمح للمحادثات الجانبية أن تستمر، وهذا يصبح نبوءة ذاتية الوفاء. أنها تتوقف عن الاستعداد للاجتماعات التي يعرفون أنها سوف تنفجر الموضوع وتكون متناثرة.

بالإضافة إلى ذلك، فإن المحادثات المتنافسة في عدة مجموعات صغيرة، حتى عندما تكون موضوعا، تحرم أعضاء الفريق من المعرفة أو المعرفة التي يناقشها أعضاء الفريق. لا يمكن فقط أن يؤدي ذلك إلى أفكار محدودة، ولكن يمكنك فتح نفسك تصل إلى التمييز العنصري، والتمييز بين الجنسين.

إذا كان الأشخاص الذين لديهم محادثات جانبية من جنس أو جنس مختلف عن الأشخاص الذين ينتظرون الاجتماع لعودة الموضوع، يمكن للمشاركين أن يعتقدوا أن التمييز يحدث.

سواء كنت رئيس الاجتماع أو مدير أو عضو في المجموعة، يمكنك استخدام الأفكار التالية لجلب المجموعة مرة أخرى عندما يعقد أعضاء المجموعة أكثر من مناقشة واحدة في المرة الواحدة.

توصيات لإدارة الاجتماعات من المحادثات المتنافسة

استخدام الاتصالات غير اللفظية:

انظر بشكل مطرد للمشاركين للحظة. رفع الحاجبين الخاص بك أثناء النظر أو موجة للمشاركين. وقف الشخص الذي لديه الكلمة لمدة دقيقة في حين أن المشاركين الآخرين الانضمام إلى المجموعة. لا تخافوا من القيام بذلك. انها جزء من وظيفة مدير أو قائد فريق للسيطرة على الاجتماعات.

• اطرح سؤالا. اتصل بأحد أعضاء المجموعة المشاركين في المحادثة المتنافسة. مع ملخص موجز للمناقشة التي تحدث في الاجتماع ككل، اطلب رأيه. اطلب منه أن يشارك أفكاره مع بقية الناس في الاجتماع.
• قل، "أعتقد أننا جميعا نهتم بأفكارك حول هذه المسألة، جون". قد يكون هذا غير مريح بالنسبة لك، ولكنه يخدم غرضين: فهو يجلب المحادثة الجانبية إلى المحادثة الرئيسية ويتيح للجميع معرفة أن السلوك غير مسموح به. لا يمكن لأحد أن يشكو من رئيسه سأل سؤالا، أو أقول أنك توبيخ لهم. تتدخل لفظيا.
  اطلب مباشرة من أعضاء المجموعة المشاركين في المحادثة المتنافسة الانضمام مرة أخرى إلى مناقشة المجموعة، دون استخدام السخرية أو الغضب. قل: "أخشى أننا نفتقد الأفكار الجيدة عندما يتحدث الجميع في آن واحد، وأنا أعلم أنني لا أستطيع تتبع كل هذه الأفكار". عموما، من الأفضل استخدام هذا التكتيك كمحاولة ثانية أو ثالثة لسحب الناس. إنه مباشر وفعال جدا ولكن يمكن أن يحرج أعضاء الفريق.
• أنشئ إشارة جماعية. تذكر إشارة المجموعة المشاركين لإجراء مناقشة واحدة في وقت واحد. والإشارة التي تعمل بفعالية هي جعل علامة الوقت غير اللفظي خارجا تليها عقد إصبع واحد للإشارة إلى اجتماع واحد. إذا كانت هناك علاقة جيدة بين أعضاء الفريق، يمكن أن تكون المزحة أيضا أداة فعالة. "يا، جون وجين، توقف عن محاولة التخطيط لعالمك الاستيلاء والعودة إلى الاجتماع! "
• خاتمة عن المحادثات المتنافسة في اجتماعات العمل يقضي الناس ساعات من أسبوع عملهم في حضور اجتماعات العمل، وتكون مسؤوليتكم كمدير أو قائد اجتماع للتأكد من أنهم يستفيدون من الوقت. السيطرة على المحادثات الجانبية يمكن أن يضمن الاجتماع يبقى على الموضوع وتنتج عمل الجودة.

إدارة الاجتماعات الفعالة تحافظ على وقتهم. إدارة المحادثات المتنافسة في الاجتماعات يبني علاقات عمل إيجابية. یشعر زملاء العمل بأن وقتھم ومساهماتھم یتم تقدیرھا واحترامھا عندما تتم إدارة العلاقات بین الأشخاص في الاجتماعات بشکل جید.