ما هي محاضر الاجتماع ومن يسجلها؟

محاضر الاجتماع هي الوثائق المكتوبة أو المسجلة التي يتم استخدامها لإعلام الحضور وغير الحاضرين بما تم مناقشته وما حدث خلال الاجتماع. وعادة ما تؤخذ محاضر الاجتماع أو تسجل خلال الاجتماع بحيث يكون لدى المشاركين سجل بما حدث خلال الاجتماع.

تتضمن الدقائق عادة ما يلي:

• أسماء المشاركين،
• بنود جدول الأعمال،
• القرارات التي اتخذها المشاركون،

• إجراءات المتابعة الملتزمة من قبل المشاركين،
• تواريخ الاستحقاق لإنجاز الالتزامات، و
• أي أحداث أخرى أو مناقشات تستحق التوثيق للمراجعة أو التاريخ في المستقبل.

تركز محاضر الاجتماع النموذجية على القرارات التي اتخذت خلال الاجتماع والالتزامات التي قطعها المشاركون. وترافق الالتزامات تواريخ الاستحقاق وأية تفاصيل أخرى لازمة لفهم مشترك من قبل المشاركين في الاجتماع.

محضر الاجتماع كوثيقة تاريخية

كوثيقة تاريخية، فإنها مفيدة أيضا لتوثيق الأفكار أو المناقشات الرئيسية التي أدت إلى اتخاذ قرار. على سبيل المثال، الإجابة على الأسئلة في وقت لاحق عندما يقول عضو الفريق، "ما كنا نفكر في أي وقت عندما اخترنا هذا الهدف".

تحدد محاضر الاجتماع الفعالة البدائل الخمسة التي ناقشها الفريق والسبب الرئيسي وراء اختيار أحدهم على المسارات الأخرى المتاحة.

لا تحتاج محاضر الاجتماع الفعالة لاجتماع العمل النموذجي إلى تسجيل كل نقاش.

كما أنها لا تحتاج إلى، ولا ينبغي أن، من قال ما. كما لا ينبغي توثيق ما يقوله كل مشارك بالتفصيل. في المثال المعطى، يلخص المذكرة الفعالة المناقشة بدلا من كتابة كل كلمة.

(الاعتراف بأن هذه القاعدة تختلف عن أنواع الاجتماعات الأخرى في حالات مثل الإجراءات القانونية وجلسات المحكمة وما إلى ذلك.

تتطلب هذه الدقائق سجلا دقيقا للمحادثات والبيانات.) ولكن، اجتماع مكان العمل لا.

متى وكيف يمكن مشاركة محضر الاجتماع

من الناحية المثالية، يتم توزيع محاضر الاجتماع على المشاركين في الاجتماع إلكترونيا في نهاية الاجتماع. وللقيام بذلك، يحيط المشاركون علما فورا بالتزاماتهم ومواعيدهم النهائية. إذا لم يكن ذلك ممكنا (على سبيل المثال، يريد المودع أن يقوم بتنظيف الأخطاء)، يجب على المرسل نشر محضر الاجتماع خلال 24 ساعة من الاجتماع.

الدقائق بمثابة تذكير لأعضاء فريق الالتزامات التي قدمت خلال الاجتماع. أنها تساعد المشاركين على نقل التزاماتهم الاجتماع إلى التقويمات الخاصة بهم والقيام القوائم. وهي بمثابة تذكير بأي بند يجب أن يصل إلى المشاركين قبل الاجتماع التالي.

(وهذا يمكن أن يقضي على واحدة من أهم المشاكل مع الاجتماعات، بشكل عام تمرير المعلومات في الاجتماع بحيث المشاركين يقضون الاجتماع القراءة بدلا من التفاعل). بعد كل شيء، ليس التفاعل نقطة الاجتماع؟ لأي شيء آخر، لديك أدوات مثل البريد الإلكتروني و يمر.

ستحتاج إلى مراجعة دقائق الاجتماع السابق في بداية الاجتماع التالي حتى يتمكن الأشخاص من التحقق من صحتها والخطوات التالية.

محاضر الاجتماع هي مساهم فعال في الاجتماعات الناجحة عندما يتم كتابة الدقائق وتوزيعها بشكل مناسب في الوقت المناسب. ويصدق ذلك بشكل خاص عندما يشكل الفريق معايير قوية تدعم نجاح أعماله.

كيف تعامل المنظمات مع محضر الاجتماع؟

من الأهمية بمكان بالنسبة لنجاح الاجتماع، توثيق المذكرة أو مسجل الاجتماع للاجتماع للمشاركين والتاريخ، والموظفين الذين يحتاجون إلى معرفة ما حدث في الاجتماع. وبدون محضر الاجتماع الكامل، تتضاءل آفاق نجاح الاجتماع.

الموظف الذي يأخذ محاضر الاجتماع عادة ما يكون عضوا في الفريق ويأخذ الملاحظات أثناء المشاركة في الاجتماع. في الاجتماعات التي لها إجراءات قانونية أو حكومية ذات صلة، تداعيات، أو متطلبات مثل جلسات الاستماع، اجتماعات مجلس الإدارة المطلوبة، أو ترسبات، فرد غير مشارك يأخذ الدقائق الرسمية وغالبا ما يسجل الإجراءات.

يجب على الموظف الذي يسجل المحاضر أن يكون لديه أذن للتفاصيل لتسجيله بدقة. يجب على الموظف أيضا تعدد المهام على نحو فعال للمشاركة في الاجتماع أثناء تسجيل الدقائق.

في بعض الاجتماعات، يأخذ الموظف نفسه المحضر في كل اجتماع. في حالات أخرى، دور دقيقة يمر يمر من الموظف إلى الموظف. مثل دور القیادة، یبني دور المدققین القیادة والتواصل والمھارات القیادیة الفعالة في الاجتماع.

ما هي متطلبات محضر الاجتماع نوت تاكر؟

تتضمن متطلبات المسجل أو المذكرات ما يلي:

• سجل بدقة القرارات والالتزامات ونقاط المناقشة الرئيسية التي تم إجراؤها في الاجتماع.
• سجل بنود الإجراءات التي التزم أعضاء الاجتماع بالقيام بها جنبا إلى جنب مع تاريخ الاستحقاق الذي التزم به الأعضاء. بنود العمل لها اسم مرفق، ولكن المناقشة العامة لا يذكر من قال ما في اجتماعات مكان العمل غير الرسمي.
• راجع القرارات الرئيسية والتخصيصات أو الالتزامات الطوعية وبنود العمل في نهاية الاجتماع حتى يتمكن المشاركون من مراجعة والاتفاق على الأحداث والالتزامات قبل مغادرة الاجتماع.
• قد يطلب رئيس الاجتماع من المذكرة أن تلخص المناقشة دوريا خلال الاجتماع.
• في سلسلة مستمرة من الاجتماعات، يأخذ المودع دقيقة لمراجعة محضر الاجتماع في بداية الاجتماع التالي. يمكن للموظفين الذين يحضرون إضافة أو تصحيح أي شيء أنهم لا يوافقون في المحضر.
• وكان توزيع نسخة من محضر الاجتماع خلال 24 ساعة من الاجتماع هو التوصية القياسية من الميسرين الاجتماع لسنوات.الآن، ومع ذلك، فإن المسجل على الأرجح أخذ دقائق على جهاز إلكتروني مثل جهاز كمبيوتر محمول أو آي باد. لذلك، يجب على مذكر الملاحظات توزيع ملاحظات الاجتماع بعد مراجعة سريعة للهجاء والنحو والنحو والوضوح - في كثير من الأحيان في أو في غضون دقائق من الاجتماع.

المسجل هو الدور الذي يجب أن يكون الاجتماع لضمان أن نتائج الاجتماع يتم إبلاغ واتخاذ إجراء من قبل المشاركين. وبدون الملاحظات، يجب أن يعتمد المشاركون على ذكرى المشاركين الآخرين. مضمونة، هذه ليست خطة جيدة.

وثائق توثيق المذكرات لاجتماع ضرورية لنجاح الاجتماع، كما أن الوثائق ضرورية لتحسين أداء الموظفين.

المتعلقة محضر الاجتماع

• لقاء وتحية اجتماع قواطع الجليد للغداء
• تطوير معايير المجموعة
• معايير الفريق عينة